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Urlaub, Krank, Kurz­ar­beit: Abwe­sen­heits­no­tiz ver­ges­sen — Kol­le­gen helfen

Feb 16, 2021 (Letztes Update) | Geschrieben von Elysabeth Yven | IDM-Portal ProEdition |

 

Es kommt vor, dass Kol­le­gen ihre E‑Mail-Abwe­sen­heits­no­tiz ver­ges­sen zu set­zen. Sie sind plötz­lich krank, im Urlaub oder in Kurz­ar­beit — und nicht mehr erreich­bar. Gera­de für die­sen Fall soll­te ja eine Abwe­sen­heits­nach­richt gesetzt wer­den. Doch lei­der wird die­se oft ver­ges­sen. Nach­träg­lich set­zen ist dann oft nicht möglich.

In den meis­ten Fäl­len kann nur die IT-Abtei­lung die auto­ma­ti­sche Ant­wort in Out­look set­zen. Dies führt zu einem län­ge­ren Pro­zess, bei dem manch­mal auch der Daten­schutz ver­letzt wird…

Mit dem IDM-Por­tal kön­nen Sie das Ein­stel­len des Abwe­sen­heits­as­sis­ten­ten an Abtei­lungs­lei­ter oder HR dele­gie­ren. Kol­le­gen set­zen so ohne Exchan­ge-/IT-Kennt­nis­se und War­te­zeit den Abwe­sen­heits­as­sis­ten­ten für ande­re Kollegen.

Index

  • 1 Vor dem Urlaub – E‑Mail-Abwe­sen­heits­no­tiz vergessen
  • 2 Kol­le­gen krank – Schnell E‑Mails an Ver­tre­ter weiterleiten
  • 3 Kurz­ar­beit – Abwe­sen­heits­no­tiz ver­ges­sen und nicht erreichbar
  • 4 Fazit

Vor dem Urlaub – E‑Mail-Abwe­sen­heits­no­tiz vergessen

End­lich Urlaub! Die Kof­fer sind gepackt, die Abfahrt ist bald. Urlau­ber freu­en sich schon auf lan­ge Nach­mit­ta­ge am Strand. Wäh­rend sich ande­re Kol­le­gen, um ihre Arbeit küm­mern. Ja aber…
Der Abwe­sen­heits­as­sis­tent! Wie oft wird er ver­ges­sen? Wie vie­le Kol­le­gen gehen in den Urlaub ohne ihn zu akti­vie­ren? Wich­ti­ge E‑Mails sam­meln sich tage­lang an und wer­den nicht bearbeitet. 
Vie­le Kun­den, Part­ner oder Lie­fe­ran­ten wis­sen nicht Bescheid und war­ten auf Ant­wort per Mail. Die Kol­le­gen außer­halb der Abtei­lung sind lei­der nicht infor­miert und sind ver­är­gert, wenn sie tage­lang per E‑Mail kei­ne Rück­mel­dung bekom­men. Dies führt für alle zur Frus­tra­ti­on und unnö­ti­gem Zeitaufwand.

 

Kollegen helfen Kollegen, wenn die Abwesenheitsnotiz vergessen wurde

Mit dem IDM-Por­tal kann die Ein­rich­tung eines Abwe­sen­heits­as­sis­ten­ten dele­gie­ren. Ohne IT-Kennt­nis­se set­zen Hel­pdesk, Abtei­lungs­lei­ter, Sekre­tär, Per­so­nal­ab­tei­lung eine Abwe­sen­heits­nach­richt für ande­re Kol­le­gen. Ganz nor­mal sind ver­schie­de­ne Nach­rich­ten für exter­ne und inter­ne Kon­tak­te mög­lich, auch der Zeit­raum lässt sich defi­nie­ren. Die Ein­stel­lung klappt durch Dele­gier­te — Ohne War­te­zeit, ohne IT-Kennt­nis­se in Exchan­ge oder Micro­soft 365 (M365). Schnell wis­sen alle Bescheid.

 

Kol­le­gen krank – Schnell E‑Mails an Ver­tre­ter weiterleiten

Schon 6:30 Uhr klin­gelt das Tele­fon beim Chef zu Hau­se: der Kol­le­ge ist krank. Der Tag hat noch nicht rich­tig begon­nen und es gibt schon so viel zu tun. Die gan­ze Tages­pla­nung muss geän­dert wer­den, um den kran­ken Kol­le­gen ver­tre­ten zu las­sen. Der Kaf­fee läuft noch, wäh­rend­des­sen mel­den sich schon ande­re Abtei­lun­gen: Wo ist Herr/Frau XY?

Der Ver­tre­ter des kran­ken Mit­ar­bei­ters, muss noch bekannt gege­ben wer­den. Dafür muss der Vor­ge­setz­te sich an die IT-Abtei­lung wen­den. Die IT muss schnellst­mög­lich einen Abwe­sen­heits­as­sis­ten­ten set­zen, um die E‑Mails an den Stell­ver­tre­ter wei­ter­zu­lei­ten.

Wenn der Ver­tre­ter wech­selt, muss der Vor­ge­setz­te sich immer wie­der bei der IT mel­den. Und wie­der­um muss die IT-Abtei­lung sehr schnell reagie­ren. Ein unglaub­li­cher Zeit­ver­lust mit hohem Orga­ni­sa­ti­ons­auf­wand für das gan­ze Unternehmen.

 

Kollegen krank – schnell E-Mails an Vertreter weiterleiten
Mit dem IDM-Por­tal kann der Vor­ge­setz­te für den kran­ken Kol­le­gen einen Abwe­sen­heits­as­sis­ten­ten set­zen. Er kann selbst dabei ent­schei­den, ob die E‑Mails wei­ter­ge­lei­tet wer­den sol­len. Sobald er die Abwe­sen­heits­no­tiz upge­da­tet hat, kann er selbst zum Ver­tre­ter wer­den. Der Vor­ge­setz­te ent­las­tet die IT-Abtei­lung und spart sich selbst Zeit.
Die ande­ren Abtei­lun­gen kön­nen wei­ter­ar­bei­ten und der kran­ke Mit­ar­bei­ter wird nicht über­las­tet bei sei­ner Rück­kehr. Das ent­spre­chen­de Vor­ge­hen muss natür­lich gemäß der Unter­neh­mens-Com­pli­an­ce imple­men­tiert werden.

Kurz­ar­beit – Abwe­sen­heits­no­tiz ver­ges­sen und nicht erreichbar

Die letz­ten Mona­te erfor­der­ten ein hohes Maß an Anpas­sung der Unter­neh­men welt­weit. Vie­le Mit­ar­bei­ter sind plötz­lich zu Hau­se geblie­ben, im Home­of­fice, in Kurz­ar­beit oder bei der Kin­der­be­treu­ung. Einen Abwe­sen­heits­as­sis­ten­ten für Mit­ar­bei­ter zu set­zen, die in der Kurz­ar­beit oder in Qua­ran­tä­ne sind, ist nicht immer mög­lich. Da Kurz­ar­beit teil­wei­se sehr kurz­fris­tig ange­ord­net wird, kommt es vor, dass Kol­le­gen das Set­zen der Out­look-Abwe­sen­heits­no­tiz vergessen.

Mit­ar­bei­ter in Kurz­ar­beit feh­len oft über einen län­ge­ren Zeit­raum als erkrank­te Kol­le­gen oder Urlau­ber. Das Pro­blem bleibt noch län­ger bestehen. In die­sen Fäl­len unter­sützt die IT-Abtei­lung gern und prag­ma­tisch, ver­stößt damit aber oft gegen Com­pli­an­ce oder gar den Daten­schutz. Bevor gehol­fen wer­den kann, muss aber auch hier erst ein­mal bemerkt wer­den, dass die Abwe­sen­heits­no­tiz ver­ges­sen wurde.

Dann beginnt eine wei­te­re Her­aus­for­de­rung für IT und Hel­pdesk. Kurz­ar­beit machen nicht weni­ge ein­zel­ne, son­dern meis­tens vie­le Mit­ar­bei­ter. Es tre­ten folg­lich gleich­zei­tig vie­le Ände­run­gen in der IT, beson­ders im Iden­ti­ty Manage­ment auf. Dies betrifft auch Berech­ti­gun­gen oder even­tu­ell sogar das Deak­ti­vie­ren von User Accounts. Genau in die­ser Kurz­ar­beits­si­tua­ti­on soll die Kom­mu­ni­ka­ti­on aber flüs­sig lau­fen. Für die IT-Abtei­lung ist es ein gro­ßer Auf­wand lau­fend Infor­ma­tio­nen zu erneuern.

Mit dem IDM-Por­tal kön­nen Sie die Benut­zer­ver­wal­tung an Nicht-IT Mit­ar­bei­ter dele­gie­ren. Nach jeder Daten­än­de­rung kann ein Abtei­lungs­lei­ter oder HR schnell die Abtei­lun­gen, Büro­num­mer, Tätig­kei­ten, etc. des Mit­ar­bei­ter­pro­fils aktua­li­sie­ren. Sie erhö­hen die Daten­qua­li­tät und ent­las­ten gleich­zei­tig die IT-Abteilung.

Fazit

Daten immer aktu­ell zu hal­ten und zur Ver­fü­gung zu stel­len ist nicht ein­fach. Aller­dings sehr wert­voll für jedes Unternehmen. 
Mit dem IDM-Por­tal kön­nen Sie Ihre Iden­ti­ty Manage­ment Ver­wal­tung an nicht IT-Mit­ar­bei­ter dele­gie­ren. Dazu ist das Por­tal mit Ihrem Acti­ve Direc­to­ry und/oder Office 365 direkt verbunden.

Artikel erstellt am: 12.01.2021
Tags: AbwesenheitsassistentAbwesenheitsassistent ExchangeAbwesenheitsassistent für Kollegen setzenActive DirectoryOutlook
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