Urlaub, Krank, Kurzarbeit: Abwesenheitsnotiz vergessen — Kollegen helfen
Es kommt vor, dass Kollegen ihre E‑Mail-Abwesenheitsnotiz vergessen zu setzen. Sie sind plötzlich krank, im Urlaub oder in Kurzarbeit — und nicht mehr erreichbar. Gerade für diesen Fall sollte ja eine Abwesenheitsnachricht gesetzt werden. Doch leider wird diese oft vergessen. Nachträglich setzen ist dann oft nicht möglich.
In den meisten Fällen kann nur die IT-Abteilung die automatische Antwort in Outlook setzen. Dies führt zu einem längeren Prozess, bei dem manchmal auch der Datenschutz verletzt wird…
Mit dem IDM-Portal können Sie das Einstellen des Abwesenheitsassistenten an Abteilungsleiter oder HR delegieren. Kollegen setzen so ohne Exchange-/IT-Kenntnisse und Wartezeit den Abwesenheitsassistenten für andere Kollegen.
Index
Vor dem Urlaub – E‑Mail-Abwesenheitsnotiz vergessen
Endlich Urlaub! Die Koffer sind gepackt, die Abfahrt ist bald. Urlauber freuen sich schon auf lange Nachmittage am Strand. Während sich andere Kollegen, um ihre Arbeit kümmern. Ja aber…
Der Abwesenheitsassistent! Wie oft wird er vergessen? Wie viele Kollegen gehen in den Urlaub ohne ihn zu aktivieren? Wichtige E‑Mails sammeln sich tagelang an und werden nicht bearbeitet.
Viele Kunden, Partner oder Lieferanten wissen nicht Bescheid und warten auf Antwort per Mail. Die Kollegen außerhalb der Abteilung sind leider nicht informiert und sind verärgert, wenn sie tagelang per E‑Mail keine Rückmeldung bekommen. Dies führt für alle zur Frustration und unnötigem Zeitaufwand.
Mit dem IDM-Portal kann die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten delegieren. Ohne IT-Kenntnisse setzen Helpdesk, Abteilungsleiter, Sekretär, Personalabteilung eine Abwesenheitsnachricht für andere Kollegen. Ganz normal sind verschiedene Nachrichten für externe und interne Kontakte möglich, auch der Zeitraum lässt sich definieren. Die Einstellung klappt durch Delegierte — Ohne Wartezeit, ohne IT-Kenntnisse in Exchange oder Microsoft 365 (M365). Schnell wissen alle Bescheid.
Kollegen krank – Schnell E‑Mails an Vertreter weiterleiten
Schon 6:30 Uhr klingelt das Telefon beim Chef zu Hause: der Kollege ist krank. Der Tag hat noch nicht richtig begonnen und es gibt schon so viel zu tun. Die ganze Tagesplanung muss geändert werden, um den kranken Kollegen vertreten zu lassen. Der Kaffee läuft noch, währenddessen melden sich schon andere Abteilungen: Wo ist Herr/Frau XY?
Der Vertreter des kranken Mitarbeiters, muss noch bekannt gegeben werden. Dafür muss der Vorgesetzte sich an die IT-Abteilung wenden. Die IT muss schnellstmöglich einen Abwesenheitsassistenten setzen, um die E‑Mails an den Stellvertreter weiterzuleiten.
Wenn der Vertreter wechselt, muss der Vorgesetzte sich immer wieder bei der IT melden. Und wiederum muss die IT-Abteilung sehr schnell reagieren. Ein unglaublicher Zeitverlust mit hohem Organisationsaufwand für das ganze Unternehmen.
Mit dem IDM-Portal kann der Vorgesetzte für den kranken Kollegen einen Abwesenheitsassistenten setzen. Er kann selbst dabei entscheiden, ob die E‑Mails weitergeleitet werden sollen. Sobald er die Abwesenheitsnotiz upgedatet hat, kann er selbst zum Vertreter werden. Der Vorgesetzte entlastet die IT-Abteilung und spart sich selbst Zeit.
Die anderen Abteilungen können weiterarbeiten und der kranke Mitarbeiter wird nicht überlastet bei seiner Rückkehr. Das entsprechende Vorgehen muss natürlich gemäß der Unternehmens-Compliance implementiert werden.
Kurzarbeit – Abwesenheitsnotiz vergessen und nicht erreichbar
Die letzten Monate erforderten ein hohes Maß an Anpassung der Unternehmen weltweit. Viele Mitarbeiter sind plötzlich zu Hause geblieben, im Homeoffice, in Kurzarbeit oder bei der Kinderbetreuung. Einen Abwesenheitsassistenten für Mitarbeiter zu setzen, die in der Kurzarbeit oder in Quarantäne sind, ist nicht immer möglich. Da Kurzarbeit teilweise sehr kurzfristig angeordnet wird, kommt es vor, dass Kollegen das Setzen der Outlook-Abwesenheitsnotiz vergessen.
Mitarbeiter in Kurzarbeit fehlen oft über einen längeren Zeitraum als erkrankte Kollegen oder Urlauber. Das Problem bleibt noch länger bestehen. In diesen Fällen untersützt die IT-Abteilung gern und pragmatisch, verstößt damit aber oft gegen Compliance oder gar den Datenschutz. Bevor geholfen werden kann, muss aber auch hier erst einmal bemerkt werden, dass die Abwesenheitsnotiz vergessen wurde.
Dann beginnt eine weitere Herausforderung für IT und Helpdesk. Kurzarbeit machen nicht wenige einzelne, sondern meistens viele Mitarbeiter. Es treten folglich gleichzeitig viele Änderungen in der IT, besonders im Identity Management auf. Dies betrifft auch Berechtigungen oder eventuell sogar das Deaktivieren von User Accounts. Genau in dieser Kurzarbeitssituation soll die Kommunikation aber flüssig laufen. Für die IT-Abteilung ist es ein großer Aufwand laufend Informationen zu erneuern.
Mit dem IDM-Portal können Sie die Benutzerverwaltung an Nicht-IT Mitarbeiter delegieren. Nach jeder Datenänderung kann ein Abteilungsleiter oder HR schnell die Abteilungen, Büronummer, Tätigkeiten, etc. des Mitarbeiterprofils aktualisieren. Sie erhöhen die Datenqualität und entlasten gleichzeitig die IT-Abteilung.
Fazit
Daten immer aktuell zu halten und zur Verfügung zu stellen ist nicht einfach. Allerdings sehr wertvoll für jedes Unternehmen.
Mit dem IDM-Portal können Sie Ihre Identity Management Verwaltung an nicht IT-Mitarbeiter delegieren. Dazu ist das Portal mit Ihrem Active Directory und/oder Office 365 direkt verbunden.