Benutzeranlage standardisieren und automatisieren – Anwendungsfall aus der Praxis
Ein international tätiges Dienstleistungsunternehmen stand vor wachsenden Herausforderungen: manuelle, zeitaufwändige Prozesse in der Benutzerverwaltung, knappe IT-Ressourcen und eine steigende Komplexität durch Cloud- und Microsoft-365-Anbindungen.
Um eine Standardisierung in der Benutzeranlage voranzutreiben und die IT zu entlasten, entschied sich das Unternehmen für das IDM-Portal von FirstAttribute.
💪 Das Ergebnis: deutlich effizientere Prozesse, zufriedene Anwender und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, die den Kunden überzeugt hat.
Seit der Einführung des IDM-Portals kann das IT-Team nicht mehr allzu viel falsch machen. Das Portal leitet durch die IAM-Prozesse und ermöglicht es, Standardaufgaben an andere Abteilungen zu delegieren. Lesen Sie in unserem Beitrag, wie das Team die Benutzeranlage nun in einem Bruchteil der ursprünglichen Zeit abschließt.
Index
Herausforderungen vor dem Projektstart
Vor der Einführung des IDM-Portals waren viele IT-Prozesse nicht standardisiert und stark von einzelnen Administratoren abhängig. Es gab viele händische Prozesse und es fehlten Leitplanken, um einen Benutzer nach einem vorgeschriebenen Standard anzulegen.
Das Unternehmen sah sich einem erhöhten Dienstleistungsaufwand gegenüber. Routineaufgaben wie Benutzerpflege oder die Verwaltung des Abwesenheitsassistenten nahmen viel Zeit in Anspruch. Hinzu kam schwindendes IT-Personal und die Notwendigkeit, auch Nicht-Admins sicher in administrative Abläufe einzubinden.
Im Fokus: Standardisierung und Automatisierung
Die Anforderungen an eine neue IAM-Lösung seitens des Kunden waren klar:
- Regelbasierte Benutzeranlage = Standardisierung von Benutzeraccounts, Gruppen, Objekten
- Rollen- und Rechtekonzepte, um Aufgaben an Fachabteilungen zu delegieren
- Automatisierung von Routineaufgaben und PowerShell-Integration
- Einfache Bedienbarkeit
- Dynamische Anpassbarkeit für individuelle Wünsche
- Flexibilität für zukünftige Erweiterungen, wie eine Anbindung an das HR-System und eine weitere Schnittstelle zum SAP-System
Die FirstAttribute stellte dem Unternehmen das IDM-Portal in einer Demo vor. Unsere Consultants überzeugten schnell durch ihre hohe IAM-Expertise und ihr tiefes Verständnis für die Kundenanforderungen.
Lösungsansatz mit dem IDM-Portal
Unsere IAM-Lösung IDM-Portal erfüllte alle Anforderungen beim Kunden:
- Standardisierung der Benutzeranlage: Durch feste Eingabeformate und vordefinierte Prozesse werden Benutzerkonten im IDM-Portal sicher angelegt und Eingabefehler deutlich reduziert.
Standardisierte Eingabemasken im IDM-Portal erleichtern die Anlage von neuen Benutzern.
- Durchgreifendes Rollenkonzept: Im IDM-Portal wird das Zugriffsmanagement anhand von Rollen oder Attributen genau zugeschnitten. Jeder Benutzer darf nur das sehen und tun, was in seinem Zuständigkeitsbereich liegt.
Rollen sind mit verschiedenen Rechten ausgestattet. Hier erlaubt die „Lese-Rolle“ nur das Lesen von ausgewählten Attributen.
- Automatisierung von Routineaufgaben: Anwender starten Aufgaben im IDM-Portal mit wenigen Klicks und im Hintergrund werden die notwendigen Änderungen an Benutzerattributen, Berechtigungen und Systemzuordnungen (sofort oder zeitgesteuert) ausgeführt.
- Flexibilität & Erweiterbarkeit: Neue Attribute, Felder oder Prozesse lassen sich einfach hinzufügen, ohne bestehende Abläufe zu stören.
- Integration & Skriptfähigkeit: PowerShell-Integration und Datenbankanbindung ermöglichen kundenspezifische Anpassungen und schnelle Auswertungen.
- Transparenz & Nachvollziehbarkeit: Audit-Logs und klar definierte Rollen ermöglichen eine lückenlose Kontrolle über alle Änderungen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Weboberfläche ist intuitiv, sodass auch Fachabteilungen ohne IT-Expertise sicher arbeiten können.
Im Self-Service-Modus können User ihr eigenes Profil aktualisieren.
Besonders überzeugend fand unser Kunde die Möglichkeit der flexiblen Anpassung. Es ist einfach, weitere Attribute und Felder anzulegen, und auch die visuelle Anpassung funktioniert hervorragend.
Die Suche im IDM-Portal ist schnell und die Ergebnisse ohne lange Ladezeiten sofort nutzbar, was einen zügigen Arbeits-Flow ermöglicht.
Diese Eigenschaften machten das IDM-Portal besonders geeignet, um die wachsende Komplexität zu bewältigen.
Umsetzung und Zusammenarbeit
Das Projekt wurde strukturiert und in klar definierten Phasen umgesetzt. Die Zusammenarbeit zeichnete sich durch offene Kommunikation, transparente Tests und Abnahmen sowie schnelle Problemlösungen aus. Unterstützt von einem starken Team konnte das IDM-Portal schnell produktiv genutzt werden.
Die Hauptnutzer sind IT-Administratoren sowie Assistenz- und Fachabteilungen. Aufgaben wie Benutzerpflege, Abwesenheitsassistent oder teilweise Gruppenpflege werden heute über Rollenmodelle sicher delegiert. Aktuell verwaltet das Unternehmen rund 150 Benutzer- und Gastaccounts.
Ergebnisse – Standardisierte Prozesse & Zeitersparnis
Die Einführung des IDM-Portals brachte messbare Verbesserungen. Es konnten alle gewünschten Prozesse standardisiert werden.
✅ Der Prozess der Benutzeranlage wurde von ca. 1,5 Stunden auf ca. 20 Minuten reduziert.
Durch die Automatisierung werden Routineaufgaben nun automatisch erledigt. Dies ermöglicht es, auch Personal einzubinden, welches kein tiefes Verständnis von der Funktionalität des ADs oder Entra IDs hat.
Zudem gewährleisten Audit-Logs und klar definierte Rollen eine Extraportion Sicherheit und Transparenz. Es kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Änderungen durchgeführt hat.
Durch die hohe Benutzerfreundlichkeit hat das IDM-Portal die Mitarbeiter sofort überzeugt. Es genügt die Auswahl einer Checkbox und im Hintergrund werden alle Anpassungen automatisch durchgeführt. Die Assistenz pflegt jetzt selbstständig Attribute und erspart der IT damit viele Tickets. Aus Sicht des Kunden ist das IDM-Portal eine flexible IAM-Lösung, die Datenbanken, AD, Entra ID, Skripte und visuelle Konfigurierbarkeit kombiniert und sich leicht an neue Anforderungen anpassen lässt.
Fazit
Das Unternehmen ist seit sechs Jahren Kunde von FirstAttribute und empfiehlt das IDM-Portal klar weiter, insbesondere wegen der Automatisierung, Standardisierung und der vertrauensvollen Zusammenarbeit.
Das IDM-Portal ist ideal für Unternehmen, die eine hohe Mitarbeiterfluktuation, viel On-/Offboarding und nicht genügend Fachkräfte in der IT haben, um die wachsenden Aufgaben in hybriden IT-Landschaften zu bewältigen.
Vor allem trieb das Portal die Standardisierung der Benutzeranlage voran: Es erstellt Benutzerkonten konsistent, von Namen und E-Mail-Adresse über Gruppenmitgliedschaften bis hin zu Berechtigungen. Prozesse, für die das Team früher rund 1,5 Stunden benötigte, erledigt es jetzt in nur 20 Minuten. Gleichzeitig automatisiert das System viele Abläufe im Hintergrund, spart dadurch wertvolle Zeit und entlastet die IT spürbar.
Mehr über FirstWare IDM-Portal
Das FirstWare IDM-Portal von FirstAttribute ist eine integrierte Lösung für das Identity und Access Management (IAM), die die automatisierte Verwaltung von Nutzern und deren Berechtigungen ermöglicht, egal ob On-Prem oder in der Cloud.
Dieses Portal integriert sämtliche Facetten des Identity- und Access-Managements und ermöglicht einen zentralisierten Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste.
