Tipps und Grundlagen zur Gruppenverwaltung in Entra ID
Wenn Sie schon einmal versucht haben, die Gruppenverwaltung in Entra ID zu meistern, wissen Sie: Zwischen Sicherheitsgruppen, M365 Gruppen und dynamischen Verteilerlisten liegt ein ganz eigenes Universum – und das fühlt sich nicht immer benutzerfreundlich an.
Die Wahrheit ist: Microsoft bietet viele Möglichkeiten, aber selten eine klare Richtung. Wer hier den Überblick behalten will, braucht entweder viel Geduld – oder ein besseres Werkzeug.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Gruppenverwaltung in Entra ID wirklich ankommt, wie Sie typische Fallstricke vermeiden und warum das IDM-Portal vielleicht genau das ist, was Sie sich beim letzten Admin-Marathon insgeheim gewünscht haben.
Index
Entra Admin Center und andere Portale
Um Gruppenmitgliedschaften in Entra ID zu verwalten, können Admins auf das Entra Admin Center setzen. Dieses steht über die folgende Adresse zur Verfügung:
👉 entra.microsoft.com
Kommt noch Exchange Online in Microsoft 365 zum Einsatz, müssen Admins auch im Exchange Admin Center Aktionen durchführen. Dieses hat eine eigene Oberfläche, die über den folgenden Weg zu erreichen ist:
👉 admin.cloud.microsoft/exchange
Teilweise sind auch noch die Admin Center für Microsoft 365
👉 admin.microsoft.com
oder Teams
👉 admin.teams.microsoft.com
notwendig.
Der Nachteil bei der Verwendung der Microsoft-Portale ist, dass die Pflege manuell erfolgen muss und Mitarbeiter ohne IT-Erfahrung nur schwer mit den Portalen zurechtkommen. Schlussendlich ist das Entra Admin Center vor allem für IT-Admins gedacht, weniger für die Support-Abteilung und faktisch überhaupt nicht für unerfahrene Nutzer in diesem Bereich.
Entra Admin Center
Dazu kommt, dass es in Entra ID verschiedene Gruppentypen gibt. Daher ist es bereits beim Erstellen einer Gruppe wichtig zu verstehen, welche Möglichkeiten Gruppen haben, und was es bei der Erstellung zu beachten gibt.
Gruppentypen verstehen
In Entra ID stehen verschiedene Gruppentypen zur Verfügung, die für unterschiedliche Anwendungsfälle geeignet sind. M365 Gruppen sind speziell für die Zusammenarbeit konzipiert und bieten zusätzliche Ressourcen wie einen freigegebenen Arbeitsbereich, ein gemeinsames Postfach, einen Kalender sowie Integration mit Microsoft Planner. Dadurch können Mitglieder effizient an Projekten arbeiten und haben sofort Zugriff auf alle relevanten Tools.
In Entra ID gibt es verschiedene Gruppen- und Mitgliedschaftstypen.
Im Gegensatz dazu sind Sicherheitsgruppen darauf ausgelegt, Zugriffsrechte auf Ressourcen zu steuern, indem Benutzer oder Geräte in Gruppen organisiert und zentral verwaltet werden. Diese Gruppen können sowohl statisch als auch dynamisch verwaltet werden, wobei dynamische Gruppen anhand definierter Attribute automatisch Benutzer oder Geräte zuweisen.
Verteilergruppen dienen der E-Mail-Kommunikation innerhalb bestimmter Benutzerkreise, während dynamische Verteilergruppen eine automatische Mitgliedschaft basierend auf Attributen ermöglichen. E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen kombinieren die Eigenschaften von Sicherheits- und Verteilergruppen Sie erlauben jedoch keine Geräteverwaltung. Die Verwaltung dieser Gruppen erfolgt über verschiedene Verwaltungsoberflächen. M365 Gruppen und Sicherheitsgruppen lassen sich direkt in Entra ID verwalten. Verteilerlisten und E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen müssen hingegen über das Exchange Admin Center gesteuert werden.
Das Exchange Admin Center steuert Verteilerlisten und E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen.
Lokale Active-Directory-Gruppen, die über eine Synchronisierung in die Cloud übernommen werden, können in Entra ID nicht direkt verwaltet werden, da die lokale Umgebung die führende Instanz bleibt.
Die verschiedenen Möglichkeiten in Verbindung mit verschiedenen Admin-Portalen bei Microsoft machen klar, dass unerfahrene Nutzer hier schnell überfordert sind. Selbst erfahrene Admins machen bei der Erstellung und Verwaltung schnell Fehler, die sich durch spezialisierte Tools, wie dem IDM-Portal vermeiden lassen.
Wichtige Aspekte bei der Erstellung und Verwaltung von Gruppen in Entra ID
Die Gruppenverwaltung in Entra ID will gut durchdacht sein, denn schließlich bildet sie die Grundlage für eine effiziente und fehlerfreie Berechtigungsstruktur. Schon bei der Erstellung wird der Grundstein gelegt – denn der gewählte Gruppentyp lässt sich später nicht mehr ändern. Wer hier gezielt auswählt, erspart sich unnötigen Mehraufwand.
Die Verwaltung der Gruppen im Entra Admin Center erfolgt über den Menüpunkt „Identität -> Gruppen“. Hier lassen sich neue Gruppen manuell mit dem Menüpunkt „Neue Gruppe“ erstellen.
Auch die Zuordnung von Mitgliedern und Eigentümern sollte klar geregelt sein: Wer gehört zur Gruppe, und wer ist für sie verantwortlich? Eine saubere Zuordnung erleichtert spätere Anpassungen und schafft Transparenz.
Damit nur berechtigte Nutzer Zugriff auf Ressourcen haben, ist eine regelmäßige Überprüfung der Gruppenmitgliedschaften unerlässlich. Zwar lassen sich Benutzer einfach hinzufügen oder entfernen, doch solche Änderungen sollten immer mit den Gruppenverantwortlichen abgestimmt werden.
Besondere Aufmerksamkeit erfordern verschachtelte Gruppen („Nested Groups“). Sie bieten Struktur, können aber komplex werden: Änderungen an übergeordneten Gruppen wirken sich direkt auf alle untergeordneten Gruppen und deren Mitglieder aus.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Nutzung von Genehmigungs-Workflows. Sie sorgen dafür, dass Änderungen an Gruppenmitgliedschaften erst nach Freigabe durch eine berechtigte Person – etwa eine Führungskraft – wirksam werden. Dies trägt zur Transparenz bei und verhindert unautorisierte Änderungen. Zusätzlich empfiehlt es sich, die Protokolle regelmäßig zu prüfen. So behalten Administratoren im Blick, wer welche Änderungen vorgenommen hat und ob dabei alle Sicherheitsvorgaben eingehalten wurden.
Effiziente Gruppenverwaltung mit dem IDM-Portal
Im Gegensatz zu den komplexen und zeitintensiven Verwaltungsportalen von Microsoft vereinfacht das IDM-Portal der FirstAttribute die Gruppenverwaltung erheblich.
Mit den folgenden Tipps lassen sich Gruppen im IDM-Portal noch effektiver verwalten.
Tipp 1: Eine Oberfläche zur Gruppenverwaltung in Entra ID und Active Directory nutzen
Aus Gruppenperspektive
Die benutzerfreundliche Oberfläche des IDM-Portals ermöglicht es, Gruppen in beiden Directorys anzulegen und zu bearbeiten.
Im IDM-Portal können Administratoren sowohl Entra ID als auch AD Gruppen direkt verwalten, ohne zwischen verschiedenen Directorys wechseln zu müssen.
Aus User-Perspektive
Zudem können Gruppenzugehörigkeiten direkt im Profil eines Users angepasst werden.
Per einfachem „Drag & drop“ werden Entra ID und AD Gruppenmitgliedschaften hinzugefügt oder vollständig entfernt. Das erleichtert die Verwaltung von Gruppen und Mitgliedschaften erheblich und spart Zeit bei der Bearbeitung.
Tipp 2: Echtzeit-Integration mit Active Directory und Entra ID für Schnelligkeit
⏱️ Ein weiterer Vorteil des IDM-Portals liegt in der direkten Anbindung an Active Directory – ohne den Umweg über eine separate Datenbank. Änderungen greifen dadurch in Echtzeit, was für besonders schlanke und performante Prozesse sorgt.
Für die Integration mit Entra ID kommt unsere eigene Plattform mit der RealTalk-Technologie zum Einsatz, die Daten intelligent abgleicht und effizient in Entra aktualisiert. So bleibt auch hier die Performance hoch – bei maximaler Flexibilität.
Tipp 3: Automatisierung und Zeitersparnis
Ein zentral wichtiger Aspekt ist die Automatisierung. Das IDM-Portal ermöglicht die automatische Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften auf Basis von Benutzerattributen. Das sorgt für spürbare Entlastung bei repetitiven Verwaltungsaufgaben und natürlich für einen hohen Grad an Sicherheit. Zugriffsrechte werden bei Veränderungen zuverlässig aktualisiert.
Ändert sich zum Beispiel die Abteilung oder der Jobtitel eines Mitarbeiters, werden die entsprechenden Gruppen und Berechtigungen automatisch angepasst.
Neue Mitarbeiter erhalten sofort die richtigen Berechtigungen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Auch temporäre Berechtigungen lassen sich effizient verwalten, etwa durch die Vergabe von Ablaufdaten.
Tipp 4: Aufgaben delegieren und IT entlasten
Mit der rollenbasierten Zugriffskontrolle im IDM-Portal lassen sich Berechtigungen gezielt an Fachabteilungen delegieren, ohne dass die IT die Kontrolle aus der Hand geben muss.
Wer darf was – klare Rollen steuern Zugriffsrechte im IDM-Portal
Dank der intuitiven Oberfläche können auch Kolleginnen und Kollegen ohne IT-Hintergrund ganz einfach Gruppenmitgliedschaften verwalten, Zugriffsrechte anpassen oder Benutzerdaten ändern. Durch verschiedene Rollen sehen und bearbeiten die Mitarbeiter nur die Daten, die in ihrem Zuständigkeitsbereich liegen. Und keine Sorge: Alle Änderungen werden lückenlos protokolliert – für maximale Transparenz und zuverlässige Compliance.
Tipp 5: Genehmigungen für sensible Gruppen einrichten
Dank integrierter Genehmigungs-Workflows bleibt die Vergabe von Berechtigungen im IDM-Portal stets übersichtlich und nachvollziehbar.
Um den Mitarbeiter in eine Gruppe hinzuzufügen, wird eine Genehmigung benötigt. Entscheider geben Zugriffe ganz einfach über klar definierte Prozesse frei.
Teamleiter mit vollem Terminkalender können Genehmigungsanträge nicht immer sofort bearbeiten. Durch die Delegation an Kollegen lassen sich Anträge flexibel weitergeben, dauerhaft, einmalig oder für einen festgelegten Zeitraum. So lassen sich sowohl einstufige als auch mehrstufige Genehmigungs-Workflows effizient steuern. Letztendlich ist wichtig, dass wirklich nur die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugriff haben. So bleibt alles im Fluss und trotzdem sicher.
Aus der Praxis: Ablauf der Gruppenpflege mit dem IDM-Portal
Um den neuen Benutzer Axel Alder zur Sicherheitsgruppe „Payroll“ hinzuzufügen, erfolgt der Prozess über das IDM-Portal in wenigen Schritten. Zunächst meldet sich ein berechtigter Nutzer, beispielsweise aus der Personalabteilung, im IDM-Portal an und sucht den Benutzer Axel Alder über die integrierte Suchfunktion. Nach Auswahl des Benutzers kann die gewünschte Sicherheitsgruppe „Payroll“ per Drag & Drop zugewiesen werden.
Sobald die Zuweisung erfolgt ist, wird automatisch ein Genehmigungsprozess gestartet. Der Vorgesetzte von Herrn Alder erhält eine Benachrichtigung über das Portal oder per E-Mail und kann den Antrag über eine benutzerfreundliche Weboberfläche freigeben oder ablehnen. Der gesamte Vorgang wird revisionssicher protokolliert, wodurch Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Zusätzlich hat Axel Alder die Möglichkeit, seine Kontaktdaten eigenständig zu pflegen. Über die Self-Service-Funktion des IDM-Portals kann er sich einloggen und seine Telefonnummer, Adresse oder sein Profilbild unkompliziert aktualisieren. Alle Änderungen werden in Echtzeit in das Active Directory und Entra ID übertragen, ohne dass eine manuelle Bearbeitung durch die IT erforderlich ist.
Dieser strukturierte Ablauf führt zu einer deutlichen Reduzierung des administrativen Aufwands und sorgt dafür, dass Berechtigungen schnell und sicher vergeben werden können.
Fazit
Die Verwaltung von Gruppen in Microsoft Entra ID stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Auch wenn Tools wie das Entra Admin Center oder das Exchange Admin Center umfassende Funktionen bieten, erfordern sie häufig manuelle Pflege, tiefgehendes IT-Wissen und einen hohen Zeitaufwand. Das IDM-Portal von FirstAttribute setzt genau an diesen Punkten an: Es bietet eine benutzerfreundliche Lösung, die nicht nur Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch eine sichere Delegation von Aufgaben ermöglicht.
Mehr über FirstWare IDM-Portal
Das FirstWare IDM-Portal von FirstAttribute ist eine integrierte Lösung für das Identity und Access Management (IAM), die die automatisierte Verwaltung von Nutzern und deren Berechtigungen ermöglicht, egal ob On-Prem oder in der Cloud.
Dieses Portal integriert sämtliche Facetten des Identity- und Access-Managements und ermöglicht einen zentralisierten Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste.
