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SelfService-Windsurfer

Hybrid-Tele­fon­buch

Adress­buch mit Acti­ve Direc­to­ry und Micro­soft 365

Schnell einen Kol­le­gen anru­fen, mai­len oder via MS Teams kontaktieren.

IDM-Por­tal Hybrid Tele­fon­buch basiert voll­stän­dig auf AD und Micro­soft 365 Daten.

Adressbuch auf Microsoft 365 und Active Directory Basis - Hybrid Telefonbuch

Tele­fon­buch aus AD und O365 Daten

Acti­ve Direc­to­ry Daten sinn­voll ein­zu­set­zen, ist die Kern­idee des IDM-Por­tals. Seit vie­len Jah­ren nut­zen Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen die Soft­ware auch als AD Tele­fon­buch. Die Vor­tei­le lie­gen in der Geschwin­dig­keit und Aktua­li­tät des Micro­soft Ver­zeich­nis­diens­tes. Ohne Daten zwi­schen­zu­puf­fern wer­den Feh­ler­quel­len redu­ziert und Ver­zö­ge­run­gen schon im Vor­feld direkt ausgeschlossen.

Die Imple­men­tie­rung von Micro­soft 365 (Office 365) nimmt zu. M365 Anwen­dun­gen sind leis­tungs­stark und intui­tiv. Dies ver­bes­sert die Kom­mu­ni­ka­ti­on und der Team­ar­beit. Aller­dings ist die­se Imple­men­tie­rung in eine bestehen­de Land­schaft nicht ohne Hindernisse.
Eine hun­dert­pro­zen­tig Micro­soft 365 IT-Struk­tur zu schaf­fen ist kom­plex. Vie­le Daten befin­den sich nur im Acti­ve Directory.

Oft heißt es, dass ein Teil der IT-Struk­tur On-Prem blei­ben soll.
Um die­se neue Her­aus­for­de­rung zu bewäl­ti­gen, wur­de das IDM-Por­tal als hybri­de IAM Lösung entwickelt.

Das IDM-Por­tal als M365-Hybrid-Tele­fon­buch greift direkt auf AD und Micro­soft 365 zu, um ein Benut­zer­ver­zeich­nis auto­ma­tisch zu gene­rie­ren.

Cus­to­miz­a­ti­on und indi­vi­du­el­les Design

Mini­ma­ler Ansatz

Mit­ar­bei­ter Infor­ma­tio­nen nach außen zu ver­öf­fent­li­chen hat Vor­tei­le und Nach­tei­le. Ein Intra­net Tele­fon­buch lässt sich so bereit­stel­len, dass im Home Office oder unter­wegs eben­falls nur Kol­le­gen zugrei­fen kön­nen. Viel­leicht gibt es aber Grün­de, es auch einem gene­rel­len Zugriff von außen zu öff­nen. Ein Bei­spiel ist der mini­mier­te Ansatz, bei dem nur sehr weni­ge Infor­ma­tio­nen ange­zeigt werden.

Der mini­mier­te Ansatz im Bei­spiel setzt eine detail­lier­te Such­ein­ga­be vor­aus. Die Anwen­dung besteht nur aus einem Ein­ga­be­feld und einem Anzei­ge-But­ton. Hier muss die exak­te Ken­nung (z.B. vorname.nachname) ein­ge­ge­ben wer­den. Exis­tiert der Mit­ar­bei­ter, erhält der Suchen­de wei­ter­füh­ren­de Infor­ma­tio­nen, wie viel­leicht Job­ti­tel und Tele­fon­num­mer. Gibt es den Mit­ar­bei­ter nicht, wird kei­ne Aus­kunft erteilt.

Telefonbuch aus AD und O365 Daten

Maxi­ma­ler Ansatz

Wenn sie ein umfang­rei­ches Benut­zer-Infor­ma­ti­ons­por­tal schaf­fen wol­len, gibt es eben­falls Mög­lich­kei­ten. Ein maxi­ma­ler Ansatz ent­hält Daten, die über typi­sche Kon­takt­in­fos hin­aus­ge­hen, kön­nen. Skills, Fach­kom­pe­ten­zen, Selbst­be­schrei­bun­gen, Fahr­zeug­num­mern, Pro­jek­te oder auch Infor­ma­tio­nen zu O365 Lizen­zen wer­den ein­ge­bun­den. Der rol­len­ba­sier­te Ansatz des IDM-Por­tals erlaubt hybri­de Tele­fon­bü­cher auf AD/O365 Basis mit unter­schied­li­chen Nutzergruppen.

Kol­le­gen der glei­chen Abtei­lung erhal­ten so mehr Infor­ma­tio­nen als die frem­den Abtei­lun­gen. Exter­ne Mit­ar­bei­ter sehen noch weni­ger. Die Ver­öf­fent­li­chung nach außen kann wie­der­um sepa­rat gere­gelt wer­den. Grund­sätz­lich bleibt der Ansatz gleich: Es wer­den vor­han­de­ne Daten ver­wen­det (AD und M365) und erwei­tert dar­ge­stellt — ohne die­se Daten noch ein­mal in einer red­un­dan­ten Daten­bank zwischenzuspeichern.

Inte­gra­ti­on von Micro­soft Teams ins Acti­ve Direc­to­ry Telefonbuch

Micro­soft Teams und Acti­ve Direc­to­ry pas­sen auf den ers­ten Blick wenig zusam­men. MS Teams ist ein Cloud-Ser­vice von M365 und Acti­ve Direc­to­ry eine Funk­ti­on von Win­dows Ser­ver in der OnPre­mi­se Welt. Wenn Sie aber ein Tele­fon­buch auf AD Basis bereit­stel­len und Teams nut­zen wol­len, ist das IDM-Por­tal die pas­sen­de Lösung. Es ermög­licht die Nut­zung von OnP­rem und M365 als hybri­des Adressbuch.

Neben der Tele­fon­num­mer oder Infor­ma­tio­nen zu Abtei­lung und Posi­ti­on, gibt es die Mög­lich­keit eine Teams-Dis­kus­si­on direkt aus der Tele­fon­buch-Suche zu star­ten. Ihre Hybrid­um­ge­bung mit AD und M365 kann kom­plett intern gehos­tet sein und trotz­dem Funk­tio­nen aus bei­den Wel­ten (wie z.B. Teams und Lizenz­zu­ord­nun­gen) bereit­stel­len. Sie müs­sen aller­dings nicht OnPre­mi­ses blei­ben. Dazu mehr unter Bereitstellung.

Integration von Teams im Active Directory

Kom­mu­ni­ka­ti­on und Digi­tal Workplace

Der digi­ta­le Arbeits­platz ist eine Arbeits­um­ge­bung wie Ihr phy­si­sches Büro, jedoch in einer digi­ta­len Dimen­si­on. Jeder orga­ni­siert sein Büro ger­ne nach sei­nen Gewohn­hei­ten und Vor­lie­ben. Eine Lösung dafür müs­sen aber alle Mit­ar­bei­ter ver­wen­den kön­nen. Dies schließt Mit­ar­bei­ter ein, die sich nicht per­ma­nent vor einem Bild­schirm befin­den oder kei­ne Work­sta­tion haben. Der Digi­tal Works­pace ist auch für Mit­ar­bei­ter gedacht, die unter­wegs sind. Der Digi­tal Work­place kann Größ­ten­teils in Micro­soft 365 statt­fin­den — inklu­si­ve Vernetzung.

Ver­net­zung ist ein wesent­li­cher Erfolgs­fak­tor für die Zusam­men­ar­beit von Kol­le­gen. Beson­ders die Kom­mu­ni­ka­ti­on ein sehr wich­ti­ger Punkt am digi­ta­len Arbeits­platz.

Das hybrid Tele­fon­buch auf IDM-Por­tal-Basis lässt sich per­fekt in Ihren digi­ta­len Arbeits­platz inte­grie­ren. Per­sön­lich zugäng­lich (Self Ser­vice) und für alle, wo immer sie sind (auch Cloud basiert). Es hilft schnell mit­ein­an­der zu kom­mu­ni­zie­ren und Wege kurz zu hal­ten, auch wenn die Kol­le­gen phy­sisch weit von­ein­an­der ent­fernt sind.

Direk­te Zugriff mit Sin­gle Sign On

Mit­ar­bei­ter wol­len sich nur ein­mal anmel­den. Das IDM-Por­tal Tele­fon­buch funk­tio­niert schnell und sicher mit Sin­gle Sign On.

Anwen­der spa­ren Zeit und brau­chen ein Pass­wort weni­ger. Der Mit­ar­bei­ter mel­det sich auf sei­nem Com­pu­ter an und kann sofort auf IDM-Por­tal zugreifen.

Direkte Zugriff auf Telefonbuch mit Single Sign On - FirstWare IDM-Portal

Bereit­stel­lung

On Prem mit Cloud

On Prem mit Cloud

Cloud Hybrid

Cloud Hybrid

Cloud Only

Cloud Only

Das IDM-Por­tal als Adress­buch greift auf Daten aus M365 und AD zu. Sie defi­nie­ren, was wo passiert.
Spe­zi­el­le Attri­bu­te wer­den nur ins jewei­li­ge Direc­to­ry geschrie­ben. Glei­che Daten syn­chro­ni­siert AADC (Azu­re AD Con­nect) vom AD in die Cloud.

Das IDM-Por­tal nutzt AADC in einer Hybrid­um­ge­bung, die aus einem AD in einer vir­tu­el­len Maschi­ne und Micro­soft 365 besteht. AADC wird alle defi­nier­ten Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten (AD) ins Azu­re AD synchronisieren.

Die Cloud-only Vari­an­te ist eben­falls denk­bar. Das IDM-Por­tal ist auch mit einer IT-Umge­bung kom­pa­ti­bel, die voll­stän­dig auf der Cloud basiert (z.B. Micro­soft 365). Alter­na­tiv hier unse­re nati­ve Cloud-Lösung: my-iam.com

Tele­fon­buch für jeden anders —  Der rol­len­ba­sier­te Zugriff

Das hybri­de Tele­fon­buch kann für alle inter­nen Mit­ar­bei­ter, exter­nen Kol­le­gen und Part­ner, Kun­den etc. ver­füg­bar sein. Sie kön­nen im IDM-Por­tal ver­schie­de­ne Rol­len defi­nie­ren und unter­schied­lich berechtigen.

Ein Bei­spiel: Eine Fir­ma kann “Inter­ne Mit­ar­bei­ter” und “Exter­ne Mit­ar­bei­ter” definieren.
Alle Ange­stell­ten der Fir­ma wer­den der Rol­le “Inter­ne Mit­ar­bei­ter” zuge­ord­net und haben maxi­ma­len Zugriff auf das Adress­buch. Die Rol­le “Exter­ne Mit­ar­bei­ter” wird für alle Free­lan­cer und exter­nen Kol­le­gen zur Ver­fü­gung gestellt. Sie wer­den nur eine ein­ge­schränk­te Ansicht des Tele­fon­buchs sehen.

Der Mit­ar­bei­ter­lis­te, die das IDM-Por­tal gene­riert lässt sich ganz ein­fach rol­len­ba­siert anpassen.

Rollenbasierte Telefonbuch für externe und interne

Die Daten­quel­len für das hybri­de Intra­net Telefonbuch

In hybri­den Model­len mit Office 365 / Micro­soft 365 und OnPre­mi­se Acti­ve Direc­to­ry ist meist das AD die füh­ren­de Daten­quel­le und wird um O365 Daten und Funk­tio­nen erweitert.

Es bleibt dabei grund­sätz­li­che eine Ent­schei­dung der Orga­ni­sa­ti­on, auf wel­che Daten zuge­grif­fen wird.

Tele­fon­buch ohne Datenbank

In der Regel wer­den Daten für ein Intra­net-Tele­fon­buch in einer Tele­fon­buch-Anwen­dung mit eige­ner Daten­bank (DB) ver­ar­bei­tet. Für die Bereit­stel­lung des Adress­buchs mit dem IDM-Por­tal ist kei­ne zusätz­li­che DB notwendig.

Ände­run­gen, die im IDM-Por­tal durch­ge­führt wer­den, wer­den auto­ma­tisch und sofort im AD und anschlie­ßend in M365 geup­dated. Ände­run­gen müs­sen so nicht in meh­re­ren Sys­te­men gepflegt werden.

Die Tat­sa­che, dass nicht meh­re­re Sys­te­me bedient wer­den, ver­mei­det eine dop­pel­te Daten­hal­tung und ver­rin­gert damit ver­bun­de­ne Feh­ler und Wartungsaufwände.

Schließ­lich ist damit auch eine Fra­ge der DSGVO geklärt — denn zum Spei­chern von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ist immer ein Grund nötig. Für red­un­dan­te Daten gibt es wenig gute Gründe.

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