Microsoft-Lizenzkosten für externe Mitarbeiter senken
Microsoft-Lizenzkosten für externe Mitarbeiter sind für viele Unternehmen ein verstecktes, aber teures Problem. Oft werden Freelancer, Berater oder Dienstleister mit teuren Voll-Lizenzen ausgestattet, obwohl sie diese in der Praxis gar nicht brauchen. Das Ergebnis: unnötig hohe Kosten und unübersichtliche Zugriffsrechte.
Doch das muss nicht sein! Mit cleverem Lizenzmanagement und modernen Tools lassen sich Microsoft-Lizenzkosten nicht nur drastisch senken, sondern auch die Verwaltung von externen Nutzern deutlich einfacher und sicherer gestalten. Wie das funktioniert und wie unsere IAM-Lösung IDM-Portal Unternehmen wirklich weiterbringt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Index
Versteckte Kostenfalle: Microsoft-Lizenzen für Externe
In vielen Unternehmen entstehen unnötig hohe Microsoft-Lizenzkosten, vor allem im Umgang mit externen Mitarbeitern. Es gibt verschiedene Schwachstellen, wie z.B.
- Unüberlegte Zuweisung von Lizenzen: Externe erhalten oft pauschal Microsoft 365 E3- oder sogar E5-Lizenzen, obwohl sie diese gar nicht benötigen.
- Fehlende Struktur im Lizenzmanagement: Die Übersicht, wer welche Lizenz wirklich braucht, geht schnell verloren.
- Falsche Lizenzierung: Externe bringen häufig eigene Microsoft-Konten mit, erhalten aber zusätzlich eine Unternehmenslizenz – das führt zu doppelter Lizenzierung.
Solche Lizenzmodelle kosten schnell 30 bis 50 Euro pro Nutzer und Monat. Hochgerechnet auf viele Projekte und externe Mitarbeiter summieren sich die Kosten erheblich – oft ohne, dass dies hinterfragt wird. Warum nicht die bereits vorhandenen Lizenzen der externen Mitarbeiter nutzen?
Auch das Management dieser Zugänge ist oft unstrukturiert. Was passiert, wenn ein Projekt endet? Bleiben Projektmitarbeiter weiterhin aktiviert, führt das nicht nur zu unnötigen Kosten, sondern kann auch zu unerwünschten Zugriffen oder Problemen führen. Wäre es nicht sinnvoll, jederzeit zu wissen, wer aktuell Zugriff auf welche Ressourcen hat?
Hohe Lizenzkosten entstehen auch durch fehlerhafte Lizenzierung und fehlende Unterscheidung zwischen internen und externen Nutzern. Auch technische Maßnahmen wie Einträge in Entra ID oder die Aktivierung zusätzlicher Sicherheitsfunktionen (z. B. MFA oder Conditional Access) können zusätzliche Kosten verursachen, wenn sie nicht gezielt gesteuert werden. Wie lassen sich teure Fehler bei Lizenzierung und Sicherheit vermeiden?
💡Lösung: Effizientes Lizenzmanagement mit dem IDM-Portal
Kosteneinsparungen und mehr Transparenz in der Verwaltung lassen sich mit einer IAM-Lösung wie dem IDM-Portal der FirstAttribute erzielen. Durch automatische Prozesse hilft das Identitätsmanagement-System Unternehmen dabei, Lizenzen gezielt und effizient einzusetzen.
Externe Mitarbeiter als Gäste einladen – statt teuer lizenzieren
Entra ID B2B nutzen statt Voll-Lizenzen vergeben
Ein zentraler Hebel zur Senkung von Microsoft-Lizenzkosten bei externen Mitarbeitern ist die Nutzung von B2B Collaboration mit Microsoft Entra External ID (im Weiteren kurz Entra ID B2B). Dieses Feature ermöglicht es, externe Nutzer als Gäste sicher ins eigene M365 einzuladen, ohne ihnen teure Voll-Lizenzen zuzuweisen.
Wie funktioniert Entra ID B2B?
Statt externen Mitarbeitern eine separate, kostenintensive Unternehmenslizenz zu vergeben, können sie mit ihren eigenen Microsoft-Accounts als Gastkonten eingebunden werden. So greifen sie auf freigegebene Ressourcen wie SharePoint-Dokumente, Teams-Kanäle oder andere Collaboration-Tools zu – ohne eine eigene M365-Lizenz zu benötigen. Voraussetzung ist, dass die externen Nutzer nur auf freigegebene Inhalte zugreifen und keine erweiterten Funktionen benötigen, die eine Voll-Lizenz erfordern.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Kostenersparnis: Externe Nutzer benötigen keine zusätzlichen, unternehmenseigene Voll-Lizenzen.
- Minimierter Verwaltungsaufwand: Die Verwaltung von Benutzerkonten, Passwörtern oder Lizenzzuweisungen entfällt weitgehend, da die Identität und Lizenzierung der externen Nutzer beim eigenen Anbieter liegt.
- Verbesserte Sicherheit: Über die Gastzugänge lässt sich genau steuern, wer auf welche Daten Zugriff hat. Zudem können Sicherheitsfeatures wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Conditional Access gezielt für externe Zugänge eingerichtet werden.
Regelmäßige Lizenzkontrolle und automatisiertes Offboarding
Neben der richtigen Einbindung externer Nutzer ist es entscheidend, den Überblick über aktive Lizenzen und Zugriffsrechte kontinuierlich zu behalten. Viele Unternehmen kämpfen mit veralteten, ungenutzten oder sogar inaktiven Accounts, die oft einfach bestehen bleiben, weil niemand den Überblick hat.
💸 Fakt ist, dass verwaiste Lizenzen unnötige Kosten verursachen.
Deshalb ist es ratsam, automatisierte Prozesse zur Lizenzkontrolle und zum Offboarding einzuführen, bei denen nach Projektende Zugriffsrechte automatisch entzogen und Benutzerkonten deaktiviert oder gelöscht werden. Das spart nicht nur Geld, sondern sorgt für mehr Transparenz im Management externer Mitarbeiter.
FirstWare IDM-Portal: So lassen sich Microsoft-Lizenzkosten senken
In der Praxis ist die Zuordnung von externen Mitarbeitern aufgrund fehlender Informationen oft schwierig:
- Wer ist verantwortlich für den externen Kollegen?
- An welchem Projekt arbeitet er?
- Wie lange arbeitet er für unser Unternehmen?
Hier kommt das FirstWare-IDM-Portal ins Spiel. Das Portal ist ein vollumfängliches Identity & Access Management-System (IAM), das speziell für Microsoft-Umgebungen entwickelt wurde. Es hilft Unternehmen dabei, User, Berechtigungen und Lizenzvergaben zentral, automatisiert und sicher zu verwalten und Microsoft-Lizenzkosten zu senken.
Das IDM-Portal setzt im Hintergrund die my-IAM platform der FirstAttribute ein. Mit dem RealIdentity-Service können Sie nicht nur die Identität des externen Mitarbeiters nutzbar machen, sondern auch Attribute und Informationen ergänzen, ohne die Identität selbst im M365 verwalten zu müssen. Sie sind kein Besitzer der Identität und werden es auch nicht. Sie ergänzen ganz einfach benötigte Attribute an dem gewünschten Mitarbeiter-Objekt. Anhand dieser Attribute können Sie Prozesse rund um externe Mitarbeiter oder Gäste automatisieren.
Im IDM-Portal können Sie externe Mitarbeiter anlegen und bearbeiten. Lizenzen können manuell oder automatisch zugewiesen werden.
Kernfunktionen des IDM-Portals:
- Automatisiertes On- und Offboarding:
Nutzer werden automatisiert angelegt, Lizenzen und Gruppenmitgliedschaften passend zugewiesen. Beim Offboarding erfolgt eine saubere Entfernung aus allen Berechtigungsgruppen, Deaktivierung oder Löschung. - Gästemanagement:
Externe Mitarbeiter können direkt als Gast eingeladen werden. Im Vorfeld wird festgelegt, wer Externe einladen darf. - Hybrides Identitätsmanagement:
Lokales Active Directory und M365 (Entra ID) werden gemeinsam verwaltet – perfekt für hybride IT-Strukturen. - Delegierte Verwaltung:
Auch HR oder Fachbereiche können Zugänge verwalten – ohne IT-Kenntnisse, über eine einfache Web-Oberfläche. - Transparente Lizenzvergabe:
Unternehmen behalten den Überblick darüber, welche Nutzer welche Lizenzen haben – und ob diese überhaupt genutzt werden.
Das Resultat: Weniger Kosten, weniger Fehler, mehr Sicherheit.
Fazit
Microsoft-Lizenzkosten bei externen Mitarbeitern lassen sich durch gezielte Maßnahmen senken und sind kein unvermeidlicher Kostenblock. Voraussetzung ist ein bewusster Umgang mit Lizenzen, die Nutzung von Entra ID B2B und ein anwenderfreundliches IAM-System. Mit dem FirstWare-IDM-Portal steht Unternehmen eine Lösung zur Verfügung, die diese Aufgaben standardisiert und automatisiert. Wer Microsoft-Lizenzen effizient managen will, kommt um moderne IAM-Systeme nicht mehr herum.
Wichtig: Auch beim Sparen an Lizenzen darf die IT-Sicherheit nicht vernachlässigt werden. Gastzugänge sollten mit Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert und durch Conditional Access eingeschränkt werden – zum Beispiel durch Gerätekontrollen oder standortabhängige Freigaben.
Mehr über FirstWare IDM-Portal
Das FirstWare IDM-Portal von FirstAttribute ist eine integrierte Lösung für das Identity und Access Management (IAM), die die automatisierte Verwaltung von Nutzern und deren Berechtigungen ermöglicht, egal ob On-Prem oder in der Cloud.
Dieses Portal integriert sämtliche Facetten des Identity- und Access-Managements und ermöglicht einen zentralisierten Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste.
