Onboardingprozess digitalisieren: Viele Neueinstellungen effizient managen
Im Gesundheitswesen ist Zeit ein entscheidender Faktor, nicht nur bei der Patientenversorgung, sondern auch bei administrativen Prozessen. Gerade bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, von Fachärzten bis hin zu Auszubildenden, kann ein ineffizienter Onboardingprozess viel Zeit und Ressourcen binden – ein zentraler Grund, warum viele Kliniken heute ihren Onboardingprozess digitalisieren möchten.
In diesem Projekt haben wir für ein Klinikum gezeigt, wie sich durch den Einsatz unseres IDM-Portals der gesamte Ablauf von der Personalaufnahme bis zur Bereitstellung der IT-Zugänge deutlich vereinfachen und beschleunigen lässt.
Index
Die Herausforderung: Hohe Mitarbeiterfluktuation
Unser Kunde, ein regionales Krankenhaus mit etwa 2.000 Mitarbeitern, stand vor der Herausforderung, dass die zahlreichen Neueinstellungen – von regulären Mitarbeitern über Honorarärzte bis hin zu Auszubildenden – einen schnellen und unkomplizierten Onboardingprozess benötigten – und diesen Onboardingprozess zu digitalisieren, war der nächste logische Schritt.
Bis dato wurden diese Prozesse in einer Word-Datei abgebildet, die von HR, IT und Fachabteilungen nacheinander bearbeitet und letztlich vom Facharzt genehmigt werden musste. Das Verfahren war natürlich nicht mehr zeitgemäß, zudem fehleranfällig und zeitaufwendig.
📩 Der Kunde wandte sich an uns mit der Bitte, den gesamten Onboardingprozess zu
- digitalisieren,
- standardisieren und
- automatisieren,
- ohne dass die Benutzeroberfläche die Anwender überfordert.
Unsere Lösung: Übersichtliches, zeitsparendes Onboarding
Mit dem IDM-Portal haben wir den bisherigen Prozess eins zu eins digital abgebildet, inklusive aller Benachrichtigungen und Rollen. Das verlangte eine enge Kooperation mit den Administratoren des Klinikums, die sich von Anfang an engagiert eingebracht haben.
So funktioniert der neue Ablauf:
- HR legt den Benutzer an: Mit einem Klick auf „Speichern“ wird automatisch die IT-Abteilung informiert.
- Benachrichtigung weiterer Abteilungen: Telefonie und Fachabteilungsleitung erhalten ebenfalls eine Meldung, um die notwendigen Daten zu ergänzen.
- Aktivierung des Users: Der Fachbereich sendet dem neuen Mitarbeiter sein Passwort und setzt den Account auf „aktiv“.
- Finale Kontrolle durch IT: Die IT-Abteilung erhält die finale Benachrichtigung und kann die Berechtigungen überprüfen.
Einbindung der Anwender
Ein Kernelement dieses Projektes war die Einbindung verschiedener Anwender.
HR, Fachabteilungsleiter, IT-Abteilung, Telefonie und der IT-Rufdienst – sie alle nutzen mittlerweile das Portal.
Das Rollenkonzept im IDM-Portal ermöglicht es, verschiedene Ansichten zum Lesen und/oder Bearbeiten zu nutzen.
Die Delegation ist das Herzstück des IDM-Portals:
- Aufgaben dort erledigen lassen, wo sie hingehören. HR, IT oder Fachabteilungen übernehmen genau die Schritte, die sie brauchen, ohne dass Administratoren jeden Klick selbst machen müssen.
- Jeder sieht nur das, was er braucht. Durch rollenbasierten Zugriff (RBAC) bekommen Benutzer genau die Funktionen und Daten angezeigt, die für ihre Aufgabe relevant sind.
- Einfache, intuitive Oberfläche – auch für IT-ferne Nutzer. Das IDM‑Portal ist so gestaltet, dass auch Personen ohne tiefgehende IT‑Kenntnisse Routineaufgaben (z. B. Benutzer anlegen, Profile pflegen, Gruppen verwalten) selbst erledigen können.
Gleichzeitig ist alles nachvollziehbar und flexibel: Rollen und Berechtigungen können temporär vergeben und automatisch zurückgenommen werden.
Ergebnisse und Feedback
Seinen Onboardingprozess zu digitalisieren hat dem Kunden ermöglicht, seine Abläufe erheblich effizienter zu gestalten:
✅ Alle Beteiligten arbeiten nun über eine einheitliche, intuitive Oberfläche, die sich an der bekannten Word-Datei orientiert (für eine hohe Benutzerakzeptanz). Zusätzlich nutzt der Kunde den Automation Service im IDM-Portal, um zeitgesteuerte Aktionen und Dateneinspielungen effizient zu steuern.
Die User-Anlage läuft schneller und die verschiedenen Abteilungen können Aufgaben selbstständig erledigen. Besonders die Admins und der IT-Rufdienst schätzen die intuitive Oberfläche, die ihnen die Arbeit erleichtert und gleichzeitig Transparenz und Nachvollziehbarkeit bietet. Erste Rückmeldungen zeigen, dass die Benutzer die neue Lösung als deutlich einfacher und praktikabler empfinden als die vorherige Word-basierte Methode.
Das IDM-Portal fungiert dabei als zentrale Drehscheibe für HR, IT und Fachabteilungen. Das ist ein wichtiger Schritt hin zu einem modernen, automatisierten Identity-Management im Klinikum.
Mehr über FirstWare IDM-Portal
Das FirstWare IDM-Portal von FirstAttribute ist eine integrierte Lösung für das Identity und Access Management (IAM), die die automatisierte Verwaltung von Nutzern und deren Berechtigungen ermöglicht, egal ob On-Prem oder in der Cloud.
Dieses Portal integriert sämtliche Facetten des Identity- und Access-Managements und ermöglicht einen zentralisierten Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste.
