Onboarding-Prozesse bei Landkreisen optimieren
Häufig sind Landkreise und öffentliche Verwaltungen über Jahre unstrukturiert gewachsen, Systeme sind veraltet und die IT ist mit administrativen Aufgaben überlastet. Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter sind daher zeitaufwendig und unnötig kompliziert.
Viele Landkreise und Kommunen vertrauen auf unsere IAM-Lösung IDM-Portal. Durch Delegation und Automatisierung wird das Onboarding schneller, sicherer und effizienter. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen unseren Lösungsansatz.
Index
Viele Handlungsfelder in der öffentlichen Verwaltung
„Gewachsene“ IT-Strukturen und fehlende Softwarelösungen
Viele Landkreise und öffentliche Verwaltungen stehen vor typischen Herausforderungen, wenn es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geht:
Es gibt eine Vielzahl von Formularen und Checklisten, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter abgearbeitet und berücksichtigt werden müssen. Häufig werden diese zwischen den bearbeitenden Stellen hin- und hergeschickt. Dabei kann es vorkommen, dass wichtige Passagen vergessen werden oder mit mehreren Dateiversionen gearbeitet wird. Auch werden Arbeitsschritte ohne Rückmeldung erledigt, was bei nachfolgenden Bearbeitern zu unnötigen Wartezeiten führt.
Ein weiteres Problem der manuellen Dateneingabe in der öffentlichen Verwaltung ist die Datenqualität. Eingaben sind von Person zu Person unterschiedlich. Ein automatisches Auslesen der Daten z. B. durch eine vorhandene Signaturlösung ist ohne regelmäßige Nacharbeit kaum möglich.
Typischer Onboarding-Prozess in der öffentlichen Verwaltung
Das sind Onboarding-Herausforderungen für Landkreise
Neue Mitarbeiter werden bei Behörden im Regelfall durch die Personalabteilung in deren genutztem System angelegt. Ist dies erfolgt, informiert diese sämtliche weitere Beteiligten, angefangen von IT bis hin zu Führungskräften, Assistenzen, Homepage-Verantwortlichen und diversen weiteren Stellen.
Typischerweise geht die Information mit dem Versand einer Vielzahl von Checklisten und auszufüllender Formulare einher. Häufig sind die einzelnen Aufgaben schneller erledigt, als die im Nachgang notwendigen Dokumentationen und Folgeinformationen an weitere Bearbeiter. Ein kurzer Anruf ersetzt die Schriftform und schon verlieren sich zahlreiche Informationen.
Der Gesamtüberblick ist schwer zu behalten. Es ist nicht bekannt, ob einzelne Bereiche ihre Teilschritte bereits erledigt haben. Bestimmte Abhängigkeiten erschweren den Gesamtprozess, teilweise können Aufgaben ohne bestimmte Voraussetzungen gar nicht erst gestartet werden. In jedem Fall ist die Konsequenz mindestens unnötiger, zeitlicher Verzug und Mehraufwand.
Man erkennt schnell die Problemstellungen:
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Viele Beteiligte |
Zahlreiche Formulare |
Datenqualität |
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Lösung: Onboarding-Prozess in einem System abbilden
Hauptaugenmerk sollte darauf liegen, den Onboarding-Prozess in einem System abzubilden. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit und kann bereits zahlreiche, einzeln zu pflegende To-Do Listen ablösen. Auch sind viele der Arbeitsschritte zu einem Großteil automatisierbar und delegierbar. Durch Automatisierung lässt sich eine erhöhte Datenqualität sowie Zeitersparnis erreichen.
Mittels Delegation ist die eigene IT entlastet. Diese wird im Regelfall zur Kontrollinstanz und hat dadurch Zeit, sich um komplexere Sonderfälle zu kümmern.
Nicht jede Aktion muss zwangsläufig durch die IT vorgenommen werden – schließlich sind in jedem Landkreis bzw. jeder Verwaltung ohnehin bestimmte Namenskonventionen und Regeln vorhanden. Diese können einfach konfiguriert und durch unsere IAM-Lösung IDM-Portal umgesetzt werden. Es bleibt lediglich die Eingabe der Stammdaten. Die Standardprozesse können somit problemlos von HR und Führungskräften übernommen werden. Nach jedem Prozessschritt können Benachrichtigen implementiert werden.
Sämtliche angestoßenen Prozesse und manuellen Vorgänge über das IDM-Portal werden geloggt und sind damit unkompliziert nachvollziehbar.
So geht’s: Onboarding-Prozesse automatisieren
Automatisierter Onboarding-Prozess mit dem IDM-Portal
Automatisierte Einträge und Delegation an Fachabteilungen
Ein typischer automatisierter Prozess für die öffentliche Verwaltung sieht wie folgt aus:
Nach der Vertragsunterschrift des neuen Mitarbeiters nutzt die Personalabteilung das bestehende HR-Tool zur Anlage des Benutzers und erfasst bekannte Daten wie:
- Nachname,
- Vorname,
- Geburtsdatum,
- Einstellungsdatum und
- zukünftige Abteilung.
Ist dieser Schritt abgeschlossen und der neue Mitarbeiter abgespeichert, erfolgt eine automatische Übergabe der technisch relevanten Daten an unseren IDM-Connector.
Anhand des Nach- und Vornamens wird ohne händisches Zutun der IT ein AD-Benutzer für den neuen Mitarbeiter angelegt. Die notwendigen Pflichtangaben werden – den Unternehmensrichtlinien entsprechend – anhand vorher definierter Kriterien generiert.
Ist das Konto vorhanden, erfolgt die automatische Erstellung des zugehörigen Postfachs und HomeDrives.
Diese ganze Bereitstellung dauert wenige Minuten.
Im Anschluss erfolgt die Benachrichtigung der weiter bearbeitenden Stellen. Bei Landkreisen nimmt hier häufig die Abteilungsassistenz oder -leitung weitere Eingaben vor, wie:
- Büronummer und
- notwendige Gruppenmitgliedschaften
Erst nach diesen Ergänzungen ist erst- und einmalig die IT gefragt, etwaige nicht automatisierbare Ergänzungen vorzunehmen und die finale Prüfung durchzuführen.
Sobald der Benutzer durch die IT aktiviert ist, erfolgt die automatische Information der in der öffentlichen Verwaltung typischen Stellen wie Homepage-Verantwortliche, Zeiterfassungs-Verantwortliche und der Personalrat.
Der neue Mitarbeiter erhält zum Einstellungsbeginn seine Zugangsdaten und kann sofort mit dem Arbeiten beginnen.
Fazit
Der Onboarding-Prozess erfordert einen effizienten Ansatz, da er ein wichtiger Teil des normalen Tagesgeschäfts ist. Da viele Abteilungen involviert sind und die Sicherheit an erster Stelle steht, bieten IAM-Lösungen wie das FirstWare IDM-Portal automatisierte Prozesse, die die manuelle Datenpflege und menschliche Fehler erheblich reduzieren.
Automatisierungs- und Delegationsfunktionen sowie die Anbindung an andere Systeme (z.B. HR-Datenbanken) führen zu einer höheren Datenqualität und mehr Sicherheit sowie zu einem wesentlich schnelleren Onboarding neuer Kollegen.
Es muss also nicht kompliziert oder zeitaufwendig sein. Stattdessen kann es schnell und sicher für alle Beteiligten vonstattengehen.
Sie können unser Team auch telefonisch erreichen, unter
+49 81 969 984 330.
Über die FirstAttribute
Die FirstAttribute AG ist ein unabhängiges, deutsches Cloud-Service- und Software-Unternehmen mit dem Schwerpunkt Identity & Access Management (IAM) für AD und M365.
Seit der Gründung im Jahr 2001 hat die FirstAttribute viele namhafte mittelständische und große Unternehmen in Deutschland und international erfolgreich unterstützt.
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