HR-System und IAM verbinden: Praxisfall im öffentlichen Dienst
Wie lange dauert das Onboarding in Ihrer Organisation – Tage oder sogar Wochen? Das muss nicht sein.
Eine öffentliche Verwaltung mit rund 1.000 Nutzern stand genau vor dieser Herausforderung: das Onboarding neuer Mitarbeiter zu beschleunigen und die Benutzerverwaltung für IT- und HR-Abteilungen deutlich effizienter zu gestalten.
Die Lösung war die Anbindung des HR-Systems an das IAM über das IDM-Portal, um doppelte Datenpflege zu vermeiden, dezentrale Arbeitsweisen zu ermöglichen und die Datensouveränität zu erhöhen.
Erfahren Sie, wie Sie ähnliche Herausforderungen in Ihrer Organisation lösen können.
Index
Warum HR-Systeme und IAM zusammengehören
In vielen Organisationen beginnt das Onboarding an zwei unterschiedlichen Stellen:
- HR-Abteilung: legt neue Mitarbeiter im HR-System an und pflegt Stammdaten.
- IT-Abteilung: erstellt parallel Benutzerkonten in eigenen Anwendungen.
Das führt zu doppelter Datenerfassung, Medienbrüchen und manuellem Austausch per E-Mail oder Papier.
Die Folgen: Fehlerhafte Daten, hoher Zeitaufwand, fehlende Transparenz.
Die zentrale Frage: Wie lassen sich HR-Systeme effizient mit Identity- und Access-Management-Systemen (IAM) verbinden, um das Onboarding und die Berechtigungsverwaltung zu automatisieren?
Der alte Prozess: langsam, fehleranfällig, abhängig von Personen
Bei unserem Kunden wurden die Benutzerattribute durch die IT gepflegt, parallel dazu hielt die HR-Abteilung ihre eigenen Daten aktuell. Und die Daten wurden per E-Mail oder Ausdruck zwischen HR und IT weitergegeben.
Die Folge: Es gab Verzögerungen durch Urlaubsvertretungen und Krankheitsfälle. Schreibfehler führten zu inkonsistenten Daten und hohen Bearbeitungszeiten. Anpassungen dauerten oft mehrere Tage, und die IT war stark belastet.
Dieser klassische Medienbruch (HR-System → E-Mail → IT → Directory) brachte Risiken und verpasste Chancen:
Die Lösung: Automatisierte HR-Systemintegration mit IDM-Portal
Die Verwaltung entschied sich für eine HR-Systemintegration mit unserem IAM-System IDM-Portal.
💡Die Kernidee: Regelmäßige Exporte der HR-Daten, automatisierte Verarbeitung und direkte Synchronisation mit dem IAM-System, ohne manuelle Eingriffe.
Technischer Ablauf:
- Nächtlicher Full-Export aus dem HR-System
- Automatisierte Verarbeitung im IDM-Portal
- Import der Änderungen
- Anreicherung um Daten (z.B. Adressdaten, Gruppenmitgliedschaften, sonstige abteilungsabhängige Daten,..)
- Automatische Aktualisierung der IAM-Daten
- Logging sämtlicher Änderungen
- Automatische Benachrichtigung der relevanten Stellen über Änderungen.
✅ Das Ergebnis: Ein durchgängiger, fehlerreduzierter Prozess, der Onboarding beschleunigt, Datenqualität sichert und die IT-Abteilung entlastet.
Möchten Sie Ihre Onboarding-Prozesse genauso effizient gestalten?
Rollenmodell: IT, HR und Manager
Die Integration berücksichtigt unterschiedliche Verantwortlichkeiten:
- IT-Abteilung: Operative Nutzung des IDM-Portals, technische Kontrolle, Monitoring
- HR: Pflege definierter Attribute (Name, Vorname, Abteilung, Extension-Attribute), Versand von Informationsmails, Benachrichtigungen und ggf. Passwortbriefen
- Manager: Eingeschränkte Änderungen, z. B. Genehmigung bestimmter Updates
Dieses Rollenmodell stellt sicher, dass Fachabteilungen ihre Aufgaben eigenständig erledigen können, während die IT die Governance behält.
IDM-Portal: Mehr als nur eine Synchronisation
Die Vorteile des IDM-Portals gehen weit über die reine Datenübertragung hinaus. Sobald Stammdaten wie Vorname, Nachname und Abteilung gepflegt sind, aktualisieren sich zahlreiche weitere IAM Informationen automatisch, etwa E-Mail-Adressen, Manager-Zuordnungen, Arbeitsorte oder Lizenzzuweisungen.
Beispiel: Ändert sich die Abteilung eines Mitarbeiters, passt das IDM-Portal nicht nur die Stammdaten an, sondern auch Gruppenmitgliedschaften, Manager und Adressen.
Das Ergebnis: Keine manuelle Nachpflege, konsistente Daten in allen Systemen und maximale Effizienz für die IT.
Bulk-Updates: 1.000 Benutzer effizient verwalten
Ein besonderes Highlight der Integration ist die Flexibilität: On-Demand-Bulk-Updates können jederzeit per CSV-Datei durchgeführt werden. So lassen sich große Mengen an Änderungen oder neue Benutzer im IDM-Portal schnell und automatisiert einspielen, ohne manuelle Nacharbeit.
Lessons Learned: Was IT-Leiter aus diesem Projekt mitnehmen
Dieses Projekt zeigt praxisnah, wie HR-Systeme und IAM-Lösungen im öffentlichen Dienst perfekt zusammenspielen können, ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Governance. Die Automatisierung sorgt nicht nur für Effizienz, sondern schafft messbare Entlastung im Tagesgeschäft und Freiräume für strategische IT-Aufgaben.
Warum ist das relevant für Sie?
- Weniger manuelle Arbeit, mehr Kontrolle: Bulk-Updates und Delta-Abgleiche reduzieren Fehler und beschleunigen Prozesse.
- Transparenz und Compliance: Rollen- und Rechte-Management ist klar definiert. Governance bleibt jederzeit steuerbar.
- Einfachheit trotz Komplexität: Auch komplexe Abläufe lassen sich über eine CSV-basierte Synchronisation zuverlässig abbilden.
- Onboarding neu gedacht: Schnell, sicher und nachvollziehbar – ein klarer Vorteil für öffentliche Organisationen.
Fazit: Die Integration von HR-System und IAM reduziert administrativen Aufwand, verbessert die Datenqualität und beschleunigt Onboarding-Prozesse nachhaltig. Öffentliche Organisationen profitieren von stabilen, sicheren Prozessen, höherer Effizienz und vollständiger Transparenz, bei gleichbleibend hoher Governance und Compliance.
Sind Sie bereit, HR und IAM in Ihrer Organisation zu verbinden?
Mehr über FirstWare IDM-Portal
Das FirstWare IDM-Portal von FirstAttribute ist eine integrierte Lösung für das Identity und Access Management (IAM), die die automatisierte Verwaltung von Nutzern und deren Berechtigungen ermöglicht, egal ob On-Prem oder in der Cloud.
Dieses Portal integriert sämtliche Facetten des Identity- und Access-Managements und ermöglicht einen zentralisierten Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste.
