{"id":46002,"date":"2024-07-23T09:52:54","date_gmt":"2024-07-23T08:52:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.firstware.com\/?p=46002"},"modified":"2025-05-23T12:55:18","modified_gmt":"2025-05-23T11:55:18","slug":"onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/","title":{"rendered":"Onboarding-Prozesse bei Landkreisen optimieren"},"content":{"rendered":"<p>H\u00e4ufig sind Landkreise und \u00f6ffentliche Verwaltungen \u00fcber Jahre unstrukturiert gewachsen, Systeme sind veraltet und die IT ist mit administrativen Aufgaben \u00fcberlastet. Onboarding-Prozesse f\u00fcr neue Mitarbeiter sind daher zeitaufwendig und unn\u00f6tig kompliziert.<\/p>\n<p>Viele Landkreise und Kommunen vertrauen auf unsere <a href=\"https:\/\/firstware.com\/\">IAM-L\u00f6sung IDM-Portal<\/a>. Durch Delegation und Automatisierung wird das Onboarding schneller, sicherer und effizienter. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen unseren L\u00f6sungsansatz.\u00a0<\/p>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_2 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Index<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#Viele-Handlungsfelder-in-der-oeffentlichen-Verwaltung\" >Viele Handlungsfelder in der \u00f6ffentlichen Verwaltung\u00a0<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#%E2%80%9EGewachsene%E2%80%9C-IT-Strukturen-und-fehlende-Softwareloesungen\" >&#8222;Gewachsene&#8220; IT-Strukturen und fehlende Softwarel\u00f6sungen\u00a0<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#Typischer-Onboarding-Prozess-in-der-oeffentlichen-Verwaltung\" >Typischer Onboarding-Prozess in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#Das-sind-Onboarding-Herausforderungen-fuer-Landkreise\" >Das sind Onboarding-Herausforderungen f\u00fcr Landkreise<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#Loesung-Onboarding-Prozess-in-einem-System-abbilden\" >L\u00f6sung: Onboarding-Prozess in einem System abbilden<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#So-gehts-Onboarding-Prozesse-automatisieren\" >So geht&#8217;s: Onboarding-Prozesse automatisieren<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#Automatisierter-Onboarding-Prozess-mit-dem-IDM-Portal\" >Automatisierter Onboarding-Prozess mit dem IDM-Portal<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#Automatisierte-Eintraege-und-Delegation-an-Fachabteilungen\" >Automatisierte Eintr\u00e4ge und Delegation an Fachabteilungen<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#Fazit\" >Fazit<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/onboarding-prozesse-bei-landkreisen-optimieren\/#Ueber-die-FirstAttribute\" >\u00dcber die FirstAttribute<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Viele-Handlungsfelder-in-der-oeffentlichen-Verwaltung\"><\/span>Viele Handlungsfelder in der \u00f6ffentlichen Verwaltung\u00a0<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%E2%80%9EGewachsene%E2%80%9C-IT-Strukturen-und-fehlende-Softwareloesungen\"><\/span>&#8222;Gewachsene&#8220; IT-Strukturen und fehlende Softwarel\u00f6sungen\u00a0<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Viele Landkreise und \u00f6ffentliche Verwaltungen stehen vor typischen Herausforderungen, wenn es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geht:<\/p>\n<p>Es gibt eine Vielzahl von Formularen und Checklisten, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter abgearbeitet und ber\u00fccksichtigt werden m\u00fcssen. H\u00e4ufig werden diese zwischen den bearbeitenden Stellen hin- und hergeschickt. Dabei kann es vorkommen, dass wichtige Passagen vergessen werden oder mit mehreren Dateiversionen gearbeitet wird. Auch werden Arbeitsschritte ohne R\u00fcckmeldung erledigt, was bei nachfolgenden Bearbeitern zu unn\u00f6tigen Wartezeiten f\u00fchrt.<\/p>\n<p>Ein weiteres Problem der manuellen Dateneingabe in der \u00f6ffentlichen Verwaltung ist die Datenqualit\u00e4t. Eingaben sind von Person zu Person unterschiedlich. Ein automatisches Auslesen der Daten z. B. durch eine vorhandene Signaturl\u00f6sung ist ohne regelm\u00e4\u00dfige Nacharbeit kaum m\u00f6glich.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Typischer-Onboarding-Prozess-in-der-oeffentlichen-Verwaltung\"><\/span>Typischer Onboarding-Prozess in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-46006 size-full\" title=\"Typischer Onboarding-Prozess bei Landkreisen\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Typischer-Onboarding-Prozess.gif\" alt=\"Typischer Onboarding-Prozess bei Landkreisen\" width=\"1280\" height=\"720\" \/><\/p>\n<p><a href=\"#Onboarding mit IDM-Portal\" rel=\"noopener\"><button id=\"\" class=\"ButtonBeratung2 aligncenter\">Gleich zur L\u00f6sung<\/button><\/a><\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Das-sind-Onboarding-Herausforderungen-fuer-Landkreise\"><\/span>Das sind Onboarding-Herausforderungen f\u00fcr Landkreise<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Neue Mitarbeiter werden bei Beh\u00f6rden im Regelfall durch die Personalabteilung in deren genutztem System angelegt. Ist dies erfolgt, informiert diese s\u00e4mtliche weitere Beteiligten, angefangen von IT bis hin zu F\u00fchrungskr\u00e4ften, Assistenzen, Homepage-Verantwortlichen und diversen weiteren Stellen.<\/p>\n<p>Typischerweise geht die Information mit dem <strong>Versand einer Vielzahl von Checklisten und auszuf\u00fcllender Formulare<\/strong> einher. H\u00e4ufig sind die einzelnen Aufgaben schneller erledigt, als die im Nachgang notwendigen Dokumentationen und Folgeinformationen an weitere Bearbeiter. Ein kurzer Anruf ersetzt die Schriftform und schon <strong>verlieren sich zahlreiche Informationen<\/strong>.<\/p>\n<p>Der Gesamt\u00fcberblick ist schwer zu behalten. Es ist nicht bekannt, ob einzelne Bereiche ihre Teilschritte bereits erledigt haben. Bestimmte Abh\u00e4ngigkeiten erschweren den Gesamtprozess, teilweise k\u00f6nnen Aufgaben ohne bestimmte Voraussetzungen gar nicht erst gestartet werden. In jedem Fall ist die Konsequenz mindestens <strong>unn\u00f6tiger, zeitlicher Verzug und Mehraufwand<\/strong>.<\/p>\n<p>Man erkennt schnell die Problemstellungen:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-46027 size-large\" title=\"Probleme beim Onboarding-Prozess\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Probleme-beim-Onboarding-1024x210.png\" alt=\"Probleme beim Onboarding-Prozess\" width=\"1024\" height=\"210\" srcset=\"https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Probleme-beim-Onboarding-1024x210.png 1024w, https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Probleme-beim-Onboarding-300x62.png 300w, https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Probleme-beim-Onboarding-768x158.png 768w, https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Probleme-beim-Onboarding-1536x315.png 1536w, https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Probleme-beim-Onboarding-2048x420.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/p>\n<table style=\"border-collapse: collapse; width: 100%; height: 66px;\">\n<tbody>\n<tr style=\"height: 40px;\">\n<td style=\"width: 31.883%; height: 10px;\">\n<p style=\"text-align: center;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Viele Beteiligte<\/strong><\/span><\/p>\n<\/td>\n<td style=\"width: 34.7836%; height: 10px;\">\n<p style=\"text-align: center;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Zahlreiche Formulare<\/strong><\/span><\/p>\n<\/td>\n<td style=\"width: 33.3333%; height: 10px; text-align: center;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Datenqualit\u00e4t<\/strong><\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 56px;\">\n<td style=\"width: 31.883%; height: 56px;\">\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt;\">Bearbeiter aus ver- schiedenen Abteilungen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt;\">Nutzen verschiedene Systeme<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<td style=\"width: 34.7836%; height: 56px;\">\n<ul>\n<li>Per E-Mail verschickt<\/li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt;\">Beantragung<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt;\">Jemand anderes muss umsetzen -&gt; Wartezeit<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<td style=\"width: 33.3333%; height: 56px;\">\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt;\">Manuelle Eingaben<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt;\">Unterschiede je Bearbeiter<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt;\">Fehleranf\u00e4lligkeit<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2 id=\"Onboarding mit IDM-Portal\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Loesung-Onboarding-Prozess-in-einem-System-abbilden\"><\/span>L\u00f6sung: Onboarding-Prozess in einem System abbilden<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Hauptaugenmerk sollte darauf liegen, den Onboarding-Prozess in einem System abzubilden. Das <strong>verbessert die Nachvollziehbarkeit<\/strong> und kann bereits zahlreiche, einzeln zu pflegende To-Do Listen abl\u00f6sen. Auch sind viele der Arbeitsschritte zu einem Gro\u00dfteil <strong>automatisierbar und delegierbar<\/strong>. Durch Automatisierung l\u00e4sst sich eine <strong>erh\u00f6hte Datenqualit\u00e4t<\/strong> sowie <strong>Zeitersparnis<\/strong> erreichen.<\/p>\n<p><strong>Mittels Delegation ist die eigene IT entlastet.<\/strong> <strong>Diese wird im Regelfall zur Kontrollinstanz und hat dadurch Zeit, sich um komplexere Sonderf\u00e4lle zu k\u00fcmmern.<\/strong><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-46615 size-full\" title=\"Einfaches Onboarding mit dem IDM-Portal\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Einfaches-Onboarding-mit-IDM-Portal.gif\" alt=\"Einfaches Onboarding mit dem IDM-Portal\" width=\"1152\" height=\"628\" \/><\/p>\n<p>Nicht jede Aktion muss zwangsl\u00e4ufig durch die IT vorgenommen werden \u2013 schlie\u00dflich sind in jedem Landkreis bzw. jeder Verwaltung ohnehin bestimmte Namenskonventionen und Regeln vorhanden. Diese k\u00f6nnen einfach konfiguriert und durch unsere <a href=\"https:\/\/firstware.com\/\">IAM-L\u00f6sung IDM-Portal<\/a> umgesetzt werden. Es bleibt lediglich die Eingabe der Stammdaten. <strong>Die Standardprozesse k\u00f6nnen somit problemlos von HR und F\u00fchrungskr\u00e4ften \u00fcbernommen werden.<\/strong> Nach jedem Prozessschritt k\u00f6nnen Benachrichtigen implementiert werden.<\/p>\n<p>S\u00e4mtliche angesto\u00dfenen Prozesse und manuellen Vorg\u00e4nge \u00fcber das IDM-Portal werden geloggt und sind damit unkompliziert nachvollziehbar.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"So-gehts-Onboarding-Prozesse-automatisieren\"><\/span>So geht&#8217;s: Onboarding-Prozesse automatisieren<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Automatisierter-Onboarding-Prozess-mit-dem-IDM-Portal\"><\/span>Automatisierter Onboarding-Prozess mit dem IDM-Portal<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<h2><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-46071 size-full\" title=\"Automatisierter Onboarding-Prozess mit dem IDM-Portal\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Typischer-Onboarding-Prozess-mit-IDM-Portal.gif\" alt=\"Automatisierter Onboarding-Prozess mit dem IDM-Portal\" width=\"1600\" height=\"720\" \/><\/h2>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Automatisierte-Eintraege-und-Delegation-an-Fachabteilungen\"><\/span>Automatisierte Eintr\u00e4ge und Delegation an Fachabteilungen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Ein typischer automatisierter Prozess f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung sieht wie folgt aus:<\/p>\n<p>Nach der Vertragsunterschrift des neuen Mitarbeiters <strong>nutzt die Personalabteilung das bestehende HR-Tool zur Anlage des Benutzers<\/strong> und erfasst bekannte Daten wie:<\/p>\n<ul>\n<li>Nachname,<\/li>\n<li>Vorname,<\/li>\n<li>Geburtsdatum,<\/li>\n<li>Einstellungsdatum und<\/li>\n<li>zuk\u00fcnftige Abteilung.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ist dieser Schritt abgeschlossen und der neue Mitarbeiter abgespeichert, erfolgt eine <strong>automatische \u00dcbergabe der technisch relevanten Daten an unseren IDM-Connector<\/strong>.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignleft wp-image-46050\" title=\"AD Benutzeransicht im IDM-Portal\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/AD-Benutzer-im-IDM-Portal.png\" alt=\"AD Benutzeransicht im IDM-Portal\" width=\"380\" height=\"372\" srcset=\"https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/AD-Benutzer-im-IDM-Portal.png 709w, https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/AD-Benutzer-im-IDM-Portal-300x294.png 300w\" sizes=\"(max-width: 380px) 100vw, 380px\" \/>Anhand des Nach- und Vornamens wird <strong>ohne h\u00e4ndisches Zutun der IT<\/strong> ein AD-Benutzer f\u00fcr den neuen Mitarbeiter angelegt.\u00a0Die notwendigen Pflichtangaben werden &#8211; den Unternehmensrichtlinien entsprechend &#8211; anhand vorher definierter Kriterien generiert.\u00a0<\/p>\n<p>Ist das Konto vorhanden, erfolgt die <strong>automatische Erstellung des zugeh\u00f6rigen Postfachs und HomeDrives<\/strong>.<\/p>\n<p>Diese ganze Bereitstellung dauert <strong>wenige Minuten<\/strong>.<\/p>\n<p>Im Anschluss erfolgt die Benachrichtigung der weiter bearbeitenden Stellen. Bei Landkreisen nimmt hier h\u00e4ufig die Abteilungsassistenz oder -leitung weitere Eingaben vor, wie:<\/p>\n<ul>\n<li>B\u00fcronummer und<\/li>\n<li>notwendige Gruppenmitgliedschaften<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Erst nach diesen Erg\u00e4nzungen ist erst- und einmalig die IT gefragt<\/strong>, etwaige nicht automatisierbare Erg\u00e4nzungen vorzunehmen und die finale Pr\u00fcfung durchzuf\u00fchren.<\/p>\n<p>Sobald der Benutzer durch die IT aktiviert ist, erfolgt die <strong>automatische Information<\/strong> der in der \u00f6ffentlichen Verwaltung typischen Stellen wie Homepage-Verantwortliche, Zeiterfassungs-Verantwortliche und der Personalrat.<\/p>\n<p><strong>Der neue Mitarbeiter erh\u00e4lt zum Einstellungsbeginn seine Zugangsdaten und kann sofort mit dem Arbeiten beginnen.<\/strong><\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Fazit\"><\/span>Fazit<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Der Onboarding-Prozess erfordert einen effizienten Ansatz, da er ein wichtiger Teil des normalen Tagesgesch\u00e4fts ist. Da viele Abteilungen involviert sind und die Sicherheit an erster Stelle steht, bieten IAM-L\u00f6sungen wie das FirstWare IDM-Portal automatisierte Prozesse, die die manuelle Datenpflege und menschliche Fehler erheblich reduzieren.<\/p>\n<p>Automatisierungs- und Delegationsfunktionen sowie die Anbindung an andere Systeme (z.B. HR-Datenbanken) f\u00fchren zu einer h\u00f6heren Datenqualit\u00e4t und mehr Sicherheit sowie zu einem wesentlich schnelleren Onboarding neuer Kollegen.<\/p>\n<p>Es muss also nicht kompliziert oder zeitaufwendig sein. Stattdessen kann es schnell und sicher f\u00fcr alle Beteiligten vonstattengehen.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/firstware.com\/kontakt\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><button class=\"ButtonBeratung aligncenter\">Unser Team kontaktieren<\/button><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">Sie k\u00f6nnen unser Team auch telefonisch erreichen, unter<br \/>\n<a href=\"tel:+4981969984330\"><strong>+49 81 969 984 330<\/strong><\/a>.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Ueber-die-FirstAttribute\"><\/span>\u00dcber die FirstAttribute<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Die FirstAttribute AG ist ein unabh\u00e4ngiges, deutsches Cloud-Service- und Software-Unternehmen mit dem Schwerpunkt Identity &amp; Access Management (IAM) f\u00fcr AD und M365.<\/p>\n<p>Seit der Gr\u00fcndung im Jahr 2001 hat die FirstAttribute viele namhafte mittelst\u00e4ndische und gro\u00dfe Unternehmen in Deutschland und international erfolgreich unterst\u00fctzt.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/kontakt\/\">Kontaktieren Sie uns<\/a> bei Fragen zum Identity und Access Management.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>H\u00e4ufig sind Landkreise und \u00f6ffentliche Verwaltungen \u00fcber Jahre unstrukturiert gewachsen, Systeme sind veraltet und die IT ist mit administrativen Aufgaben [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":11,"featured_media":47722,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[1826,1828],"tags":[1970],"class_list":["post-46002","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-identity","category-projekte","tag-onboarding-prozess"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.3 - 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