{"id":13811,"date":"2021-01-12T15:18:48","date_gmt":"2021-01-12T15:18:48","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.firstware.com\/de\/?p=13811"},"modified":"2026-02-23T14:04:32","modified_gmt":"2026-02-23T13:04:32","slug":"urlaub-krank-kurzarbeit-outlook-abwesenheitsnotiz-vergessen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/urlaub-krank-kurzarbeit-outlook-abwesenheitsnotiz-vergessen\/","title":{"rendered":"Urlaub, Krank, Kurzarbeit: Abwesenheitsnotiz vergessen &#8211; Kollegen helfen"},"content":{"rendered":"<p>Es kommt vor, dass Kollegen ihre E-Mail-Abwesenheitsnotiz vergessen zu setzen. Sie sind pl\u00f6tzlich krank, im Urlaub oder in Kurzarbeit &#8211; und nicht mehr erreichbar. Gerade f\u00fcr diesen Fall sollte ja eine Abwesenheitsnachricht gesetzt werden. Doch leider wird diese oft vergessen. Nachtr\u00e4glich Setzen ist dann oft nicht m\u00f6glich.<\/p>\n<p>\nIn den meisten F\u00e4llen kann nur die IT-Abteilung die automatische Antwort in Outlook setzen. Dies f\u00fchrt zu einem l\u00e4ngeren Prozess, bei dem manchmal auch der <strong>Datenschutz verletzt<\/strong> wird&#8230;<\/p>\n<p>\nMit dem IDM-Portal k\u00f6nnen Sie das Einstellen des <a href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/identity-management\/abwesenheitsassistent-fuer-kollegen-einstellen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Abwesenheitsassistenten<\/a> an Abteilungsleiter oder HR delegieren. Kollegen setzen so ohne Exchange-\/IT-Kenntnisse und Wartezeit den Abwesenheitsassistenten f\u00fcr andere Kollegen.<\/p>\n<p><!--more--><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_2 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Index<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/urlaub-krank-kurzarbeit-outlook-abwesenheitsnotiz-vergessen\/#Vor-dem-Urlaub-%E2%80%93-E-Mail-Abwesenheitsnotiz-vergessen\" >Vor dem Urlaub \u2013 E-Mail-Abwesenheitsnotiz vergessen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/urlaub-krank-kurzarbeit-outlook-abwesenheitsnotiz-vergessen\/#Kollegen-krank-%E2%80%93-Schnell-E-Mails-an-Vertreter-weiterleiten\" >Kollegen krank \u2013 Schnell E-Mails an Vertreter weiterleiten<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/urlaub-krank-kurzarbeit-outlook-abwesenheitsnotiz-vergessen\/#Kurzarbeit-%E2%80%93-Abwesenheitsnotiz-vergessen-und-nicht-erreichbar\" >Kurzarbeit \u2013 Abwesenheitsnotiz vergessen und nicht erreichbar<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/urlaub-krank-kurzarbeit-outlook-abwesenheitsnotiz-vergessen\/#Fazit\" >Fazit<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Vor-dem-Urlaub-%E2%80%93-E-Mail-Abwesenheitsnotiz-vergessen\"><\/span>\nVor dem Urlaub \u2013 E-Mail-Abwesenheitsnotiz vergessen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>\nEndlich Urlaub! Die Koffer sind gepackt, die Abfahrt ist bald. Urlauber freuen sich schon auf lange Nachmittage am Strand. W\u00e4hrend sich andere Kollegen um ihre Arbeit k\u00fcmmern. Ja aber\u2026<br \/>\nDer Abwesenheitsassistent! Wie oft wird er vergessen? Wie viele Kollegen fahren in den Urlaub, ohne ihn zu aktivieren? Wichtige E-Mails sammeln sich tagelang an und werden nicht bearbeitet. <br \/>\nViele Kunden, Partner oder Lieferanten wissen nicht Bescheid und <strong>warten auf Antwort per Mail<\/strong>. Die Kollegen au\u00dferhalb der Abteilung sind leider nicht informiert und sind ver\u00e4rgert, wenn sie tagelang per E-Mail keine R\u00fcckmeldung bekommen. Dies f\u00fchrt f\u00fcr alle zur Frustration und unn\u00f6tigem Zeitaufwand.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/Abwesenheitsnotiz-vor-dem-Urlaub-vergessen.png\" data-rel=\"lightbox-image-0\" data-rl_title=\"\" data-rl_caption=\"\"><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-15184 size-full\" title=\"\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/Abwesenheitsnotiz-vor-dem-Urlaub-vergessen.png\" alt=\"Kollegen helfen Kollegen, wenn die Abwesenheitsnotiz vergessen wurde\" width=\"529\" height=\"204\" \/><\/a><\/p>\n<p>Mit dem IDM-Portal kann die Einrichtung eines <a href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/identity-management\/abwesenheitsassistent-fuer-kollegen-einstellen\/\">Abwesenheitsassistenten delegieren<\/a>. Ohne IT-Kenntnisse setzen Helpdesk, Abteilungsleiter, Sekret\u00e4r, Personalabteilung eine Abwesenheitsnachricht f\u00fcr andere Kollegen. Ganz normal sind verschiedene Nachrichten f\u00fcr externe und interne Kontakte m\u00f6glich, auch der Zeitraum l\u00e4sst sich definieren. Die Einstellung klappt durch Delegierte &#8211; Ohne Wartezeit, ohne IT-Kenntnisse in Exchange oder Microsoft 365 (M365). Schnell wissen alle Bescheid.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Kollegen-krank-%E2%80%93-Schnell-E-Mails-an-Vertreter-weiterleiten\"><\/span>Kollegen krank \u2013 Schnell E-Mails an Vertreter weiterleiten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Schon 6:30 Uhr klingelt das Telefon beim Chef zu Hause: der Kollege ist krank. Der Tag hat noch nicht richtig begonnen und es gibt schon so viel zu tun. Die ganze Tagesplanung muss ge\u00e4ndert werden, um den kranken Kollegen vertreten zu lassen. Der Kaffee l\u00e4uft noch, w\u00e4hrenddessen melden sich schon andere Abteilungen: Wo ist Herr\/Frau XY?<\/p>\n<p>\nDer Vertreter des kranken Mitarbeiters muss noch bekannt gegeben werden. Daf\u00fcr muss der Vorgesetzte sich an die IT-Abteilung wenden. Die IT muss schnellstm\u00f6glich einen Abwesenheitsassistenten setzen, um die<strong> E-Mails an den Stellvertreter weiterzuleiten<\/strong>.<\/p>\n<p>Wenn der Vertreter wechselt, muss der Vorgesetzte sich immer wieder bei der IT melden. Wiederum muss die IT-Abteilung sehr schnell reagieren. Ein unglaublicher Zeitverlust mit hohem Organisationsaufwand f\u00fcr das ganze Unternehmen.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-15182 size-full\" title=\"Kollegen krank \u2013 schnell E-Mails an Vertreter weiterleiten\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/Kollegen-krank-\u2013-schnell-E-Mails-an-Vertreter-weiterleiten.png\" alt=\"Kollegen krank \u2013 schnell E-Mails an Vertreter weiterleiten\" width=\"680\" height=\"296\" \/><br \/>\nMit dem IDM-Portal kann der <strong>Vorgesetzte f\u00fcr den kranken Kollegen einen Abwesenheitsassistenten setzen<\/strong>. Er kann dabei selbst entscheiden, ob die E-Mails weitergeleitet werden sollen. <strong>Sobald er die Abwesenheitsnotiz aktualisiert hat<\/strong>, kann er selbst zum Vertreter werden. Der Vorgesetzte entlastet die IT-Abteilung und spart sich selbst Zeit.<br \/>\nDie anderen Abteilungen k\u00f6nnen weiterarbeiten und der kranke Mitarbeiter wird nicht \u00fcberlastet bei seiner R\u00fcckkehr. Das entsprechende Vorgehen muss nat\u00fcrlich gem\u00e4\u00df der Unternehmens-Compliance implementiert werden.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Kurzarbeit-%E2%80%93-Abwesenheitsnotiz-vergessen-und-nicht-erreichbar\"><\/span>Kurzarbeit \u2013 Abwesenheitsnotiz vergessen und nicht erreichbar<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Die letzten Monate erforderten ein hohes Ma\u00df an Anpassung der Unternehmen weltweit. Viele Mitarbeiter sind pl\u00f6tzlich zu Hause geblieben, im Homeoffice, in Kurzarbeit oder bei der Kinderbetreuung. Einen <strong>Abwesenheitsassistenten f\u00fcr Mitarbeiter zu setzen, die in der Kurzarbeit oder in Quarant\u00e4ne sind<\/strong>, ist nicht immer m\u00f6glich. Da Kurzarbeit teilweise sehr kurzfristig angeordnet wird, kommt es vor, dass Kollegen das Setzen der Outlook-Abwesenheitsnotiz vergessen.<\/p>\n<p>Mitarbeiter in Kurzarbeit fehlen oft \u00fcber einen <strong>l\u00e4ngeren Zeitraum als erkrankte Kollegen<\/strong> oder Urlauber. Das Problem bleibt noch l\u00e4nger bestehen. In diesen F\u00e4llen unterst\u00fctzt die IT-Abteilung gern und pragmatisch, verst\u00f6\u00dft damit aber oft gegen Compliance oder gar den Datenschutz. Bevor geholfen werden kann, muss aber auch hier erst einmal bemerkt werden, dass die Abwesenheitsnotiz vergessen wurde.<\/p>\n<p>Dann beginnt eine weitere Herausforderung f\u00fcr IT und Helpdesk. Kurzarbeit machen nicht wenige einzelne, sondern meistens viele Mitarbeiter. Es treten folglich <strong>gleichzeitig viele \u00c4nderungen in der IT<\/strong>, besonders im Identity Management auf. Dies betrifft auch Berechtigungen oder eventuell sogar das Deaktivieren von User Accounts. Genau in dieser Kurzarbeitssituation soll die Kommunikation aber fl\u00fcssig laufen. F\u00fcr die IT-Abteilung ist es ein gro\u00dfer Aufwand, laufend Informationen zu erneuern.<\/p>\n<p>Mit dem IDM-Portal k\u00f6nnen Sie die <a href=\"https:\/\/firstware.com\/de\/identity-management\/benutzerverwaltung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Benutzerverwaltung<\/a> an Nicht-IT Mitarbeiter delegieren. Nach jeder Daten\u00e4nderung kann ein Abteilungsleiter oder HR schnell die Abteilungen, B\u00fcronummer, T\u00e4tigkeiten, etc. des Mitarbeiterprofils aktualisieren. Sie erh\u00f6hen die Datenqualit\u00e4t und entlasten gleichzeitig die IT-Abteilung.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Fazit\"><\/span>Fazit<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\">Daten immer aktuell zu halten und zur Verf\u00fcgung zu stellen, ist nicht einfach &#8211; allerdings sehr wertvoll f\u00fcr jedes Unternehmen. <br \/>\nMit dem IDM-Portal k\u00f6nnen Sie Ihre Identity Management Verwaltung an nicht IT-Mitarbeiter delegieren. Dazu ist das Portal mit Ihrem Active Directory und\/oder Microsoft 365 direkt verbunden.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/firstware.com\/de\/kontakt\/\"><button class=\"ButtonBeratung aligncenter\">Konkrete Frage stellen<\/button><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Es kommt vor, dass Kollegen ihre E-Mail-Abwesenheitsnotiz vergessen zu setzen. 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