{"id":13423,"date":"2020-03-26T14:37:39","date_gmt":"2020-03-26T14:37:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.firstware.com\/?p=13423"},"modified":"2026-02-23T14:05:01","modified_gmt":"2026-02-23T13:05:01","slug":"stellvertretende-abwesenheitsnotiz-setzen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/stellvertretende-abwesenheitsnotiz-setzen\/","title":{"rendered":"Stellvertretende Abwesenheitsnotiz setzen"},"content":{"rendered":"<p>Seit Beginn der Corona-Epidemie leeren sich die Stra\u00dfen, L\u00e4den und auch die Unternehmen. Viele Kollegen m\u00fcssen pl\u00f6tzlich zu Hause bleiben. Wer einen Home Office Service nutzt, kann weiter arbeiten.<\/p>\n<p>Einige Kollegen bleiben aber ohne Zugriff zuhause. Aber wie viele denken daran, ihren Abwesenheitsassistenten in Outlook zu aktivieren, um Kollegen per Mail zu informieren? Eine Stellvertretende Abwesenheitsnotiz zu setzen, w\u00e4re die L\u00f6sung.<\/p>\n<p><!--more--><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_1 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Index<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/stellvertretende-abwesenheitsnotiz-setzen\/#Abwesenheitsnotiz-in-Outlook-durch-IT-Admin-setzen\" >Abwesenheitsnotiz in Outlook durch IT-Admin setzen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/stellvertretende-abwesenheitsnotiz-setzen\/#Stellvertreter-setzen-Abwesenheitsnotiz-fuer-Kollegen-ein\" >Stellvertreter setzen Abwesenheitsnotiz f\u00fcr Kollegen ein<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/stellvertretende-abwesenheitsnotiz-setzen\/#Rollenbasierte-Delegation\" >Rollenbasierte Delegation<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/blog\/stellvertretende-abwesenheitsnotiz-setzen\/#Fazit\" >Fazit<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n<p>Trotz abwesender Mitarbeiter m\u00fcssen die Unternehmen weiterlaufen. Daf\u00fcr ist die Organisation wichtig. Aber wie k\u00f6nnen Sie sich organisieren, wenn niemand wei\u00df, wer noch da ist? Oder an wen Sie sich wenden sollen.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Abwesenheitsnotiz-in-Outlook-durch-IT-Admin-setzen\"><\/span>Abwesenheitsnotiz in Outlook durch IT-Admin setzen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Das Beispielszenario &#8211; Coronavirus Pandemie:<\/p>\n<p>Einen Mitarbeiter muss pl\u00f6tzlich zwei Woche zu Hause bleiben, weil er krank oder in Quarant\u00e4ne ist. Wie lange der Mitarbeiter unerreichbar bleibt und wer ihn vertreten kann, muss schnellstm\u00f6glich verteilt werden. Ohne Mitteilung an Kunden, Kollegen und Partner warten diese sonst vergebens auf Antwort. Wichtige Entscheidungen finden nicht statt oder Projekte k\u00f6nnten gebremst werden.<\/p>\n<p>Der Mitarbeiter sollte sich so schnell wie m\u00f6glich mit seinem Vorgesetzten in Verbindung setzen.<\/p>\n<p>Sobald die Informationen vorliegen, kann der Vorgesetzte sie den betreffenden Mitarbeitern mitteilen, dass der Kollege nicht kommt.<\/p>\n<p>Dies hat jedoch mehrere Einschr\u00e4nkungen:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Zeit<\/strong>: die Mitteilung dauert lange<\/li>\n<li><strong>Qualit\u00e4t<\/strong>: der Vorgesetzte kann jemand vergessen<\/li>\n<li><strong>Ausschlie\u00dflich Intern<\/strong>: Partner und Kunde werden diese Information nicht erhalten, es sei denn der Vorgesetzte kennt alle Personen, mit denen der Kollege kommuniziert.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\nDie beste Methode ist und bleibt das <strong>Einrichten eines E-Mail-Abwesenheitsassistenten<\/strong>. <br \/>\nMittels Abwesenheitsassistent k\u00f6nnen Sie:<\/p>\n<ul>\n<li>die <strong>Dauer der Abwesenheit<\/strong> nennen<\/li>\n<li>Ein <strong>Vorgesetzter ernennen<\/strong><\/li>\n<li><strong>Interne sowie Externe<\/strong> Kontakte <strong>informieren<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Ein Abwesenheitsassistent kann jedoch nur durch die abwesende Person und die IT-Abteilung in Exchange gesetzt werden. F\u00fcr eine stellvertretende Abwesenheitsnotiz muss sich der Vorgesetzte an die IT-Abteilung wenden. Er muss auch die erforderlichen Informationen mitteilen (Dauer der Abwesenheit, Vorgesetzter\u2026) und die IT-Abteilung regelm\u00e4\u00dfig \u00fcber \u00c4nderungen informieren.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-13445 \" title=\"IT-Admin richtet E-Mail-Abwesenheitsassistenten ein\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Abwesenheitsassistent-durch-IT-aktivieren.png\" alt=\"IT-Admin richtet E-Mail-Abwesenheitsassistenten ein\" width=\"462\" height=\"318\" srcset=\"https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Abwesenheitsassistent-durch-IT-aktivieren.png 648w, https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Abwesenheitsassistent-durch-IT-aktivieren-300x206.png 300w\" sizes=\"(max-width: 462px) 100vw, 462px\" \/><\/p>\n<p>Dar\u00fcber hinaus kann die IT mehrere Stunden oder Tage ben\u00f6tigen, um die Informationen zu verarbeiten. Hier w\u00e4re es super, wenn ein Stellvertreter, z.B. der Manager oder ein Kollege die Abwesenheitsnotiz einstellen k\u00f6nnte.<\/p>\n<p><em>Aus der Praxis &#8211; Massen\u00e4nderungen bei Corona:<\/em><br \/>\nIn einer Ausnahmesituation, wie der Corona-Krise schicken viele Unternehmen schlagartig 50% der Kollegen nach Hause. Die IT ist besch\u00e4ftigt alles notwendige f\u00fcr das Home Office bereits zu stellen und den Betrieb am Laufen zu halten. Individuelle \u201cAutomatische Antworten\u201d in Exchange oder O365 f\u00fcr Hunderte von Mitarbeitern kann die IT nicht mehr setzen. Es braucht eine einfache L\u00f6sung, bei der innerhalb der Abteilung reagiert werden kann.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Stellvertreter-setzen-Abwesenheitsnotiz-fuer-Kollegen-ein\"><\/span>Stellvertreter setzen Abwesenheitsnotiz f\u00fcr Kollegen ein<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Mit dem IDM-Portal kann der<a href=\"https:\/\/www.firstware.com\/de\/identity-management\/abwesenheitsassistent-fuer-kollegen-einstellen\/\"> Stellvertreter eine Abwesenheitsnachricht in Outlook<\/a> f\u00fcr seine Mitarbeiter einrichten. Je nach Konfiguration k\u00f6nnen dies auch Kollegen \u00fcbernehmen. Das IDM-Portal ist eine Software, die den <strong>Zugriff auf Identit\u00e4ts- und Verzeichnisdienste erm\u00f6glicht.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Es sind keine IT-Kenntnisse<\/strong> erforderlich, um diese Aufgabe zu erledigen, au\u00dfer die Bedienung des Browsers (nicht Exchange\/O365 Administration). <br \/>\nSobald bekannt ist, dass der Kollege verhindert ist, kann ein Vorgesetzter\/Kollege den Abwesenheitsassistent mit wenigen Klicks aktivieren.<\/p>\n<p>Damit k\u00f6nnen Sie:<\/p>\n<ul>\n<li>Prozesse reduzieren<\/li>\n<li>Zeit sparen<\/li>\n<li>Datenschutz gew\u00e4hrleisten, da kein Anmelden am PC des Mitarbeiters erforderlich<\/li>\n<li>Kontrolle behalten (Logging, Zusatz-Benachrichtigungen)\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-13443\" title=\"Mit IDM-Portal Abwesenheitsassistent durch Kollegen einrichten \" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Abwesenheitsassistent-durch-Kollegen-3.png\" alt=\"Stellvertretende Abwesenheitsassistent durch Kollegen (IDM-Portal)\" width=\"326\" height=\"360\" srcset=\"https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Abwesenheitsassistent-durch-Kollegen-3.png 398w, https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Abwesenheitsassistent-durch-Kollegen-3-272x300.png 272w\" sizes=\"(max-width: 326px) 100vw, 326px\" \/><\/p>\n<p>Eine stellvertretende Abwesenheitsnotiz setzen Kollegen mit dem IDM-Portal schnell selbst. IT und Management k\u00f6nnen Anwendern dank der leicht verst\u00e4ndlichen Oberfl\u00e4che auch viele andere <a href=\"https:\/\/firstware.com\/identity-management\/benutzerverwaltung\/\">Routinesaufgabe \u00fcbetragen<\/a>.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Rollenbasierte-Delegation\"><\/span>\nRollenbasierte Delegation<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Das IDM-Portal erm\u00f6glicht die <strong>Delegierung<\/strong> verschiedener Aufgabe der Microsoft 365 und <strong>AD Benutzerverwaltung<\/strong>.<\/p>\n<p>Nicht IT-Mitarbeiter k\u00f6nnen zum Beispiel neue Benutzer anlegen, <a href=\"https:\/\/firstware.com\/identity-management\/delegation\/active-directory-berechtigungsverwaltung\/\">Berechtigungen verwalten<\/a>, Attribute aktualisieren, Kennw\u00f6rter zur\u00fccksetzen \u2026<\/p>\n<p>Die Delegation ist auf Rollenbasiert (<a href=\"https:\/\/firstware.com\/identity-management\/delegation\/rbac-rollenbasierte-berechtigungen\/\">RBAC<\/a>). Jeder Mitarbeiter kann dabei einer oder mehreren Rollen zugeordnet sein. F\u00fcr <strong>jede Rolle wird entscheiden<\/strong>, welche <strong>Aufgabe der Kollege \u00fcbernehmen kann.<\/strong><\/p>\n<p>In unserem Beispiel wird eine Rolle \u201cVorgesetzte\u201d erstellt. Diese Rolle erlaubt den Abwesenheitsassistent von Kollegen der Abteilung zu \u00e4ndern und aktivieren. Mittels Filter wird sichergestellt, dass die Out-of-Office Nachricht auf nur f\u00fcr die Kollegen in seinem Bereich aktiviert werden kann.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-13441 size-full aligncenter\" title=\"Rollenbasierte Delegation mit IDM-Portal\" src=\"https:\/\/firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Vorgesetzte-Rolle.png\" alt=\"Rollenbasierte Delegation mit IDM-Portal\" width=\"367\" height=\"288\" srcset=\"https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Vorgesetzte-Rolle.png 367w, https:\/\/www.firstware.com\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Vorgesetzte-Rolle-300x235.png 300w\" sizes=\"(max-width: 367px) 100vw, 367px\" \/><\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Fazit\"><\/span>Fazit<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>In einer kritische Situation wie der aktuellen Coronavirus Krise, ist schnelle Organisation wichtig. Diese allein durch die IT sicherzustellen ist fast unm\u00f6glich. Mit dem IDM-Portal k\u00f6nnen Stellvertretende, Vorgesetzte und Mitarbeiter den <a href=\"https:\/\/firstware.com\/identity-management\/delegation\/abwesenheitsassistent-outlook-kollegen\/\">Mail-Abwesenheitsassistent in Outlook f\u00fcr Ihren Kollegen einrichten<\/a>. Damit verbessern sie die interne und externe Kommunikation. Alle bleiben immer zeitnah informiert, wer noch verf\u00fcgbar ist.<\/p>\n<p>Kontaktieren Sie uns, wenn Sie die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten oder weitere Routineaufgaben an nicht IT-Mitarbeiter delegieren m\u00f6chten.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/firstware.com\/kontakt\/\"><button class=\"ButtonBeratung aligncenter\">Kontakt<\/button><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Seit Beginn der Corona-Epidemie leeren sich die Stra\u00dfen, L\u00e4den und auch die Unternehmen. Viele Kollegen m\u00fcssen pl\u00f6tzlich zu Hause bleiben. 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