Abwesenheitsassistent
Mitarbeiter richten Abwesenheitsnotiz für Kollegen ein
Einrichtung von „automatische Antworten“ durch Vorgesetzte oder Kollegen.
Ohne Outlook-Zugriff den Abwesenheitsassistent einrichten (O365, OnPrem).
Die Anwendersicht
Mitarbeiter, Partner oder Kunden möchten immer informiert werden, wenn ein Kollege oder Ansprechpartner nicht im Büro ist.
So können Sie umplanen und/oder sich an eine Vertretung wenden.
Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent) in Outlook ermöglichen es Mitarbeitern eine automatische E-Mail zu senden.
Allerdings wird es oft vergessen oder ist nicht möglich – wie bei plötzlicher Krankheit.
Plötzlich krank – Prozesskette vermeiden
Wenn ein Mitarbeiter nicht mehr im Büro ist, kann nur ein IT-Admin eine Abwesenheitsnotiz einrichten.
Manager oder Kollegen erhalten meistens zuerst die Information, dass ein Kollege nicht ins Büro kommen kann.
Sie wissen:
wie lange der Mitarbeiter abwesend ist
wer der Vertreter ist
ab wann der Mitarbeiter wieder erreichbar ist
Jeder Mitarbeiter könnte mit Hilfe des IDM-Portals Delegation, die Abwesenheitsnotiz für Kollegen setzen.
Die IT-Abteilung muss nicht mehr eingreifen. Die Informationen werden an der Quelle verarbeitet. So werden die Prozesse verkürzt.
Es wird kein Passwort zurückgesetzt oder gar im Outlook des Kollegen gearbeitet (Datenschutz!)
Die Lösung
Abwesenheitsnotiz mit dem FirstWare IDM-Portal
Mitarbeiter setzen für Ihre Kollegen eine Abwesenheitsnotiz. Sie brauchen keinen direkten Zugriff auf Office 365 oder Exchange.
Mit dem IDM-Portal richten Nicht-IT-Mitarbeiter die Abwesenheit für E-Mails ohne IT-Admin Unterstützung ein.
Dank der leicht bedienbaren Oberfläche des IDM-Portals richten Anwender mit ein paar Klicks die Abwesenheitsnotizen für ihre Kollegen ein.
Die Aktionen werden geloggt und somit ist für die IT-Security die Nachvollziehbarkeit gegeben.
E-Mail-Abwesenheitsassistent mit IDM-Portal
Interne und externe Abwesenheitsnachricht
Verschiedene Abwesenheitsnachrichten können gesetzt werden.
Es funktioniert wie bei der eigenen Abwesenheit in Outlook/OWA.
Je nach Zielgruppe können unterschiedliche, automatische Mails und Zeiträume eingestellt werden.
Unterscheiden Sie Ihre Nachrichten von intern (Ihre Kollegen) und extern (Partner, Kunden…).
Zeitraum der Abwesenheit
Mit wenigen Klicks können Sie die Abwesenheit sofort aktivieren, deaktivieren oder planen.
Einfach Status und Zeitraum wählen.
Hyperlinks und Formatierungen
Sie können Links einfügen. Damit kann der Empfänger seine Nachricht schnell weiterleiten.
Weiterhin formatieren Sie den Text wie gewohnt (HTML). Ändern Sie beispielsweise die Schriftart oder die Größe.
Benachrichtigung und Logging
Mit dem IDM-Portal wird IT, Vorgesetzter oder der Kollege selbst über die Änderung benachrichtigt.
Jede Änderung durch Kollegen wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar.
Die Vorteile
Mit dem IDM-Portal aktualisieren Nicht-IT-Mitarbeiter Identitätsdaten in Echtzeit. Schnell und einfach aktivieren Mitarbeiter den Outlook-Abwesenheitsassistent für ihre Kollegen.
Beschleunigte Verwaltungsprozesse
Entlastung der IT von Routineaufgaben / Delegation
Sofortige Änderung der Daten in Outlook
Rollen basierte Delegation
Das IDM-Portal kann direkt auf Active Directory aufsetzen. Die Berechtigungsverwaltung erfolgt durch verschiedene Rollen.
Jeder Mitarbeiter wird in einer oder mehreren Rollen zugeordnet.
Dank rollenbasierter Berichtigungen (RBAC) kann die IT-Abteilung Routine-Aufgaben delegieren, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Durch die Delegation von Aufgaben ist der Transfer von Änderungs-Informationen nicht mehr notwendig.
Dies verkürz die Prozesse und vermeidet Fehler.
Tipp vom Experten
Daten aktuell zu halten ist im AD schwierig. Sie können dank des IDM-Portals viele Routineaufgabe an nicht IT-Mitarbeiter delegieren. Sie können Daten pflegen, Benutzer und Gruppen anlegen und verwalten oder Passwort zurücksetzen. IDM-Portal Delegation bietet viele Möglichkeiten, die Sie durch Rollen konfigurieren können.