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SelfService-Windsurfer

Abwe­sen­heits­as­sis­tent

Mit­ar­bei­ter rich­ten Abwe­sen­heits­no­tiz für Kol­le­gen ein

Ein­rich­tung von “auto­ma­ti­sche Ant­wor­ten” durch Vor­ge­setz­te oder Kollegen.

Ohne Out­look-Zugriff den Abwe­sen­heits­as­sis­tent ein­rich­ten (O365, OnPrem).

Die Anwen­der­sicht

Mit­ar­bei­ter, Part­ner oder Kun­den möch­ten immer infor­miert wer­den, wenn ein Kol­le­ge oder Ansprech­part­ner nicht im Büro ist.
So kön­nen Sie umpla­nen und/oder sich an eine Ver­tre­tung wenden.

 

Kollegen informieren dank Abwesenheitsassistent

Auto­ma­ti­sche Ant­wor­ten (Abwe­sen­heits­as­sis­tent) in Out­look ermög­li­chen es Mit­ar­bei­tern eine auto­ma­ti­sche E‑Mail zu senden.
Aller­dings wird es oft ver­ges­sen oder ist nicht mög­lich - wie bei plötz­li­cher Krankheit.

Plötz­lich krank — Pro­zess­ket­te vermeiden

Wenn ein Mit­ar­bei­ter nicht mehr im Büro ist, kann nur ein IT-Admin eine Abwe­sen­heits­no­tiz einrichten.

 

Abwesenheitsassistent durch IT Admin

 

Mana­ger oder Kol­le­gen erhal­ten meis­tens zuerst die Infor­ma­ti­on, dass ein Kol­le­ge nicht ins Büro kom­men kann.

Sie wis­sen:

 

wie lan­ge der Mit­ar­bei­ter abwe­send ist

wer der Ver­tre­ter ist

ab wann der Mit­ar­bei­ter wie­der erreich­bar ist

 

Jeder Mit­ar­bei­ter könn­te mit Hil­fe des IDM-Por­tals Dele­ga­ti­on, die Abwe­sen­heits­no­tiz für Kol­le­gen setzen.
Die IT-Abtei­lung muss nicht mehr ein­grei­fen. Die Infor­ma­tio­nen wer­den an der Quel­le ver­ar­bei­tet. So wer­den die Pro­zes­se verkürzt.

Es wird kein Pass­wort zurück­ge­setzt oder gar im Out­look des Kol­le­gen gear­bei­tet (Daten­schutz!)

Die Lösung

Abwe­sen­heits­no­tiz mit dem First­Wa­re IDM-Portal

Mit­ar­bei­ter set­zen für Ihre Kol­le­gen eine Abwe­sen­heits­no­tiz. Sie brau­chen kei­nen direk­ten Zugriff auf Office 365 oder Exchange.

Mit dem IDM-Por­tal rich­ten Nicht-IT-Mit­ar­bei­ter die Abwe­sen­heit für E‑Mails ohne IT-Admin Unter­stüt­zung ein.

 

Abwesenheitassistent einrichten mit IDM-Portal

Dank der leicht bedien­ba­ren Ober­flä­che des IDM-Por­tals rich­ten Anwen­der mit ein paar Klicks die Abwe­sen­heits­no­ti­zen für ihre Kol­le­gen ein.

Die Aktio­nen wer­den geloggt und somit ist für die IT-Secu­ri­ty die Nach­voll­zieh­bar­keit gegeben.

E‑Mail-Abwe­sen­heits­as­sis­tent mit IDM-Portal

Inter­ne und exter­ne Abwesenheitsnachricht

Ver­schie­de­ne Abwe­sen­heits­nach­rich­ten kön­nen gesetzt werden.

Es funk­tio­niert wie bei der eige­nen Abwe­sen­heit in Outlook/OWA.

 

Je nach Ziel­grup­pe kön­nen unter­schied­li­che, auto­ma­ti­sche Mails und Zeit­räu­me ein­ge­stellt werden.

 

Unter­schei­den Sie Ihre Nach­rich­ten von intern (Ihre Kol­le­gen) und extern (Part­ner, Kunden…).

Automatische Abwesenheitsassistent - Interne vs. Externe Nachricht

Automatische Abwesenheitsassistent - Zeitraum wählen

Zeit­raum der Abwesenheit

Mit weni­gen Klicks kön­nen Sie die Abwe­sen­heit sofort akti­vie­ren, deak­ti­vie­ren oder planen.

 

Ein­fach Sta­tus und Zeit­raum wählen.

Hyper­links und Formatierungen

Sie kön­nen Links ein­fü­gen. Damit kann der Emp­fän­ger sei­ne Nach­richt schnell wei­ter­lei­ten.

Wei­ter­hin for­ma­tie­ren Sie den Text wie gewohnt (HTML). Ändern Sie bei­spiels­wei­se die Schrift­art oder die Größe.

Benach­rich­ti­gung und Logging

Mit dem IDM-Por­tal wird IT, Vor­ge­setz­ter oder der Kol­le­ge selbst über die Ände­rung benachrichtigt.

Jede Ände­rung durch Kol­le­gen wird pro­to­kol­liert und bleibt nachvollziehbar.

Automatische Abwesenheitsassistent - Hyperlink einfügen

Firstware IDM Portal Software Box

IDM-Por­tal für Anwender

So mini­miert, wie Sie es wünschen.

So smart, wie Sie es brauchen.

  • Schnel­le Daten­pfle­ge durch Anwender
  • Beschleu­nig­te Verwaltungswege
  • Gestei­ger­te Datenqualität
  • Leicht zugäng­li­che Webanwendung

Die Vor­tei­le

Mit dem IDM-Por­tal aktua­li­sie­ren Nicht-IT-Mit­ar­bei­ter Iden­ti­täts­da­ten in Echt­zeit. Schnell und ein­fach akti­vie­ren Mit­ar­bei­ter den Out­look-Abwe­sen­heits­as­sis­tent für ihre Kollegen.

schnell

Beschleu­nig­te Verwaltungsprozesse

Kaffee-Entlastung

Ent­las­tung der IT von Rou­ti­ne­auf­ga­ben / Delegation

sofort

Sofor­ti­ge Ände­rung der Daten in Outlook

Rol­len basier­te Delegation

Das IDM-Por­tal kann direkt auf Acti­ve Direc­to­ry auf­set­zen. Die Berech­ti­gungs­ver­wal­tung erfolgt durch ver­schie­de­ne Rollen.

Jeder Mit­ar­bei­ter wird in einer oder meh­re­ren Rol­len zugeordnet.

Dank rol­len­ba­sier­ter Berich­ti­gun­gen (RBAC) kann die IT-Abtei­lung Rou­ti­ne-Auf­ga­ben dele­gie­ren, ohne die Kon­trol­le zu verlieren.

 

Durch die Dele­ga­ti­on von Auf­ga­ben ist der Trans­fer von Ände­rungs-Infor­ma­tio­nen nicht mehr not­wen­dig.

Dies ver­kürz die Pro­zes­se und ver­mei­det Fehler.

 

Automatische Abwesenheitsassistent - Rollen basierte Delegation

Active Directory Delegation Mannequin

Tipp vom Experten

Daten aktu­ell zu hal­ten ist im AD schwie­rig. Sie kön­nen dank des IDM-Por­tals vie­le Rou­ti­ne­auf­ga­be an nicht IT-Mit­ar­bei­ter dele­gie­ren. Sie kön­nen Daten pfle­gen, Benut­zer und Grup­pen anle­gen und ver­wal­ten oder Pass­wort zurück­set­zen. IDM-Por­tal Dele­ga­ti­on bie­tet vie­le Mög­lich­kei­ten, die Sie durch Rol­len kon­fi­gu­rie­ren können.

Kon­takt

Sie errei­chen uns unter

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News

  • DSGVO und GoBD mit dem IDM-Por­tal berücksichtigen
  • 11 Tipps für Grup­pen und Benut­zer­kon­ten in Acti­ve Directory
  • Abwe­sen­heits­as­sis­tent mit PowerS­hell einrichten
  • Deak­ti­vier­tes Post­fach suchen und mit Benut­zer­kon­to ver­bin­den (3/3)
  • Mail­box in eine ande­re Daten­bank ver­schie­ben (2/3)
  • Post­fach deak­ti­vie­ren mit Powers­hell (1/3)

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